Составить проект: Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте. 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

• Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки. 
• Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
• Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
• Работы с возможными рисками.
• Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

4.4 7 голоса

Рейтинг статьи

Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

• Как согласуется проект с целями компании?
• Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
• Каким образом будет измеряться успех?
• Какими ресурсами вы располагаете?
• Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

• Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
• Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
• Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

• Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
• Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
• Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
• Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности всех участников.
• Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
• И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Основы плана проекта: советы по управлению проектом

Раннее утро понедельника. Ваши руководители приглашают вас на совещание, чтобы обсудить некоторые ключевые инициативы, которые они надеются реализовать в этом квартале. Вам поручено составить удобный план проекта, который ваша команда сможет выполнить по этим инициативам. Они хотят получить его к концу недели. Но с чего начать?

Не паникуйте! Вам не нужно знать все основы управления проектами, чтобы выполнить успешный план проекта. Следуйте этим шести шагам, чтобы создать план управления проектом и уверенно руководить своей командой.

Шаг 1: Определите и встретитесь с заинтересованными сторонами

Заинтересованным лицом является любое лицо, на которого влияют результаты вашего плана проекта. Это включает ваших клиентов и конечных пользователей. Убедитесь, что вы определили всех заинтересованных лиц и учитывали их интересы при создании плана проекта.

Встретьтесь со спонсорами проекта и ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы обсудить их потребности и ожидания от проекта, а также установить базовый план, бюджет и сроки. Затем создайте документ с описанием содержания, чтобы завершить и записать детали содержания проекта, собрать всех на одной странице и снизить вероятность дорогостоящего недопонимания. Контроль затрат, в частности, имеет решающее значение и на этом этапе процесса.

Совет: Не ограничивайтесь заявленными потребностями заинтересованных сторон, чтобы определить лежащие в их основе желаемые выгоды. Эти преимущества являются целями вашего проекта.

Шаг 2. Установите цели и приоритезируйте их

Когда у вас есть список потребностей заинтересованных сторон, определите их приоритетность и установите конкретные цели проекта. В них должны быть изложены цели проекта или показатели и преимущества, которых вы надеетесь достичь. Запишите свои цели и потребности заинтересованных сторон, которые они удовлетворяют, в плане проекта, чтобы он был четко изложен и им было легко поделиться.

Совет: Если у вас возникли проблемы с расстановкой приоритетов, начните ранжировать цели по срочности и важности или ознакомьтесь с этими полезными советами по принятию решений.

Шаг 3: определение результатов

Определение результатов и этапов планирования проекта, необходимых для достижения целей проекта. Каковы конкретные результаты, которые вы ожидаете получить?

Затем оцените сроки выполнения каждого результата в плане проекта. (Вы можете окончательно определить эти даты, когда сядете за составление графика проекта на следующем шаге.)

Совет: Установите четкие вехи для важных сроков и результатов. Вы сможете отслеживать свой прогресс, как только начнется работа, чтобы гарантировать своевременное выполнение задач и удовлетворение заинтересованных сторон.

Шаг 4. Создайте расписание проекта

Просмотрите каждый результат и определите ряд задач, которые необходимо выполнить для выполнения каждого из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за выполнение.

Затем определите все зависимости. Вам нужно выполнить определенные задачи, прежде чем можно будет приступить к другим? Введите результаты, зависимости и вехи в диаграмму Ганта или выберите один из множества доступных онлайн-шаблонов и приложений. Убедитесь, что вы также понимаете, как написать отчет об управлении проектом для сводного обзора текущего состояния проекта.

Совет: Вовлеките свою команду в процесс планирования. У людей, выполняющих работу, есть важная информация о том, как выполняются задачи, сколько времени они занимают и кто лучше всего подходит для их решения. Используйте их знания. Вам нужно, чтобы они согласились с графиком проекта и установили ожидания для бесперебойной работы.

Шаг 5. Выявление проблем и завершение оценки рисков

Ни один проект не может быть безрисковым. Скрещивание пальцев и надежда на лучшее не принесут вам никакой пользы. Есть ли какие-либо проблемы, о которых вы знаете заранее, которые повлияют на процесс планирования проекта, например, предстоящий отпуск ключевого члена команды? Какие непредвиденные обстоятельства могли вызвать икоту? (Думайте о международных праздниках, заказанных деталях или загруженных сезонах). негативное воздействие. Проведите оценку рисков и разработайте стратегию управления рисками, чтобы убедиться, что вы готовы.

Совет: По возможности решайте задачи с высокой степенью риска в самом начале графика проекта. Или создайте небольшой временной буфер вокруг задачи, чтобы помочь вашему проекту в случае задержки.

Шаг 6: Представить план проекта заинтересованным сторонам

Важно, чтобы вы поняли, как эффективно представить проект. Объясните, как ваш план соответствует ожиданиям заинтересованных сторон, и представьте свои решения любых конфликтов. Убедитесь, что ваша презентация не односторонняя. Вместо этого проведите открытое обсуждение с заинтересованными сторонами.

Далее необходимо определить роли: кому какие отчеты нужны и как часто? Какие решения должны быть утверждены и кем?

Сделайте свой план проекта ясным и доступным для всех заинтересованных сторон, чтобы им не приходилось гоняться за вами за простыми обновлениями. Размещение всех данных плана проекта в одном месте, подобно инструменту для совместной работы, позволяет легко отслеживать ход выполнения, обмениваться обновлениями и вносить изменения, не заполняя календарь совещаниями.

Говорите четко. Убедитесь, что заинтересованные стороны точно знают, что от них ожидается и какие действия они должны предпринять. То, что это очевидно для вас, не означает, что это очевидно для них!

Не надеетесь на открытую дискуссию с заинтересованными сторонами? Вот несколько стратегий, чтобы вооружиться против сложных заинтересованных сторон, чтобы процесс планирования проекта продвигался вперед.

Совет: Если ваш план или расписание не соответствует первоначальным ожиданиям заинтересованных сторон, сообщите об этом сейчас, чтобы избежать неприятных сюрпризов или напряженных разговоров в будущем.

Вместо того, чтобы говорить заинтересованным сторонам, что их ожидания или запросы нереалистичны, скажите им, что требуется для их реализации, в том числе сколько времени, денег или рабочей силы. Пусть они решают, стоит ли выделять дополнительные ресурсы.

Как Wrike может помочь вам составить план проекта

Программное обеспечение Wrike для управления проектами упрощает создание собственного плана проекта. Начните работу с любого из наших настраиваемых шаблонов, которые предварительно заполнены всеми папками и процессами, необходимыми для беспрепятственного перехода к управлению проектами. От динамических календарей до оптимизированных процессов утверждения и интерактивных отчетов в режиме реального времени — Wrike упрощает совместное управление проектами.

После создания плана проекта

Поздравляем, вы выполнили план проекта! Следующий шаг: запланируйте встречу по запуску проекта.

Теперь начинается настоящая работа. Задание правильного тона на стартовом совещании может решить успех вашего проекта или разрушить его. Следуйте нашему 10-шаговому контрольному списку начала проекта, чтобы оптимизировать процессы управления проектами и начать с правильной ноги. И если у вас есть какие-либо дополнительные советы о том, как управлять проектом от начала до конца, сообщите нам об этом в комментариях ниже!

Дополнительная литература по составлению плана проекта

• Ознакомьтесь с этими 5 советами по планированию проекта, которые помогут вам достичь ваших целей, чтобы получить дополнительную информацию о том, как выполнить успешный план проекта.
• HBR «Вы можете ненавидеть планирование, но вы все равно должны это делать» рассказывает о важности планирования и тайм-менеджмента.
• Дополнительные шаги и стратегии управления проектами см. в нашем Руководстве по управлению проектами.
• Прочтите, как создать идеальный план проекта. Подробное руководство для получения дополнительных советов по планированию проектов.

Планирование проекта: примеры, шаги и советы

Пятница, полдень. Вы связались со своей командой, ваши проекты выполнены, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят яркими.

Внезапно ваш начальник подходит к вашему столу с захватывающими новостями. Вы возглавите следующий крупный многокомандный проект с ключевым клиентом, начало которого намечено на следующей неделе. Это отличная новость, но теперь этот призрак маячит над вашими выходными. Вам нужно будет организовать проект как можно скорее, но с таким количеством вовлеченных заинтересованных сторон вам нужно подумать о том, как создать план управления проектом.

Процесс планирования проекта может быть сложным, особенно когда проекты становятся все более сложными. По данным Forbes, 25 % технологических проектов терпят полный провал — удручающая статистика для руководителей проектов. Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешное начало проекта за короткий промежуток времени. Вам просто нужно понять восемь простых шагов, как написать план проекта.

Как составить план проекта за 8 простых шагов

Шаг 1. Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и заручитесь поддержкой

Первым шагом в любом проекте является определение «что» и «почему». Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определить, является ли проект успешным, и их цели должны быть достигнуты. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот первоначальный разговор, чтобы договориться, определить цели и определить ценность проекта. В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности и ожидания и установите базовый план, бюджет и сроки. Это создает прочную основу для вашего рабочего плана проекта. Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов планов проектов , чтобы визуализировать вашу стратегию и обеспечить успех вашего проекта.

Вот несколько вопросов, которые вы должны обсудить с заинтересованными сторонами:

• Как составить план проекта, соответствующий целям компании?
• Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ждать?
• Как вы будете измерять успех?
• Каковы ваши ресурсы?
• Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2. Перечислите цели, согласуйте OKR и наметьте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной 37% неудач проекта. Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для своего рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните назначать их для целей и OKR. OKR — это методика планирования и постановки целей, получившая известность благодаря Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске планов проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они удовлетворяют. Оттуда создайте структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения этих целей. Например, запуск проекта или продукта сам по себе может стать важной вехой, поэтому важно знать, как вы будете это делать — возможно, вы воспользуетесь шаблоном плана запуска продукта, чтобы упростить процесс. Вехи могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы всем было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3: Создайте документ о содержании проекта

Теперь, когда у вас есть план проекта, ваши задачи согласованы с целями и одобрение команды, пришло время создать документ о содержании проекта с подробным описанием перечисленных вами элементов проекта. на втором шаге.

Посмотрите на каждый результат и определите ряд задач, которые необходимо выполнить для выполнения каждого из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за ее выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у всех был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным, как в вашем инструменте управления проектами, чтобы уменьшить вероятность дорогостоящего недопонимания.

Несмотря на то, что подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый менеджер проекта, опрошенный Wellingstone’s State of Project Management Survey, сказал, что он «никогда» или «иногда» не готовит стандартную документацию по определению объема. Его создание позволит вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составление подробного расписания проекта

Когда цели, задачи и этапы уже намечены для вас, пора приступить к включению вашего проекта в расписание. Диаграмма Ганта — это удобный инструмент, который поможет вам легко визуализировать временную шкалу вашего проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости — это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи. Планируя задачи, используйте подзадачи, чтобы разбивать большие задачи на более мелкие. Это может упростить отчетность (вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как написать отчет об управлении проектом!) и управление ресурсами. Давайте определим каждое:

• Задачи: Отдельные задачи, которые люди должны выполнять для достижения ваших целей
• Подзадачи: Не дольше нескольких дней каждая, они помогают разбить большую задачу на более мелкие шаги
• Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разделить проект и действуют как проверки на протяжении всего жизненного цикла проекта

Совет от профессионалов: Хотите открыть маленький секрет? Когда вы их настраиваете, добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для противопожарных учений или неожиданных узких мест — например, если клиенту требуется дополнительное время для проверки или член команды звонит по болезни. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, вы сделаете их двумя в своем плане. Однако нет необходимости давать каждой задаче подушку — взвесьте риски и добавьте их там, где это наиболее целесообразно. Будущее вы будете благодарны вам.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы — это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. После того, как вы выбрали инструменты и получили бюджет, не забывайте о своих людях. Даже люди, которые уже знают, как написать рабочий план проекта и делали это сотни раз, могут недооценивать свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI поможет вам определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта с указанием ответственных (назначенных для завершения работы), подотчетных (имеющих право да/нет/вето), с которыми консультируются (должны одобрять или вносить свой вклад) и информированных (должны знать о действии). или решение).

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека. Имейте в виду, что 95 % сотрудников сообщают, что одновременно работают более чем в одной команде или над одним проектом, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком напряженными для команд. Согласно нашему отчету об эпидемии стресса, стресс заставляет около 50% работников искать другую работу, а 25% вообще бросают свою текущую работу.

При планировании проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки или бюджет проекта. Крайне важно знать, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы контролировать уровень выполненной работы над проектом в соответствии с планом. Для менеджеров проектов такие инструменты, как управление ресурсами Wrike, могут помочь вам визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, предоставляя вам прозрачность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6. Определение процесса связи и регистрации

По данным McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Неэффективное общение и сотрудничество — две основные причины стресса на рабочем месте. Когда заинтересованным сторонам приходится просматривать страницы электронных писем или постоянно запрашивать обновления, они разочаровываются, и их мотивация падает.

Уменьшите разочарование, разместив все элементы проекта, такие как активы, беседы, задачи, сроки выполнения, обновления и отчеты, в одном месте, подобно инструменту для совместной работы. Это упрощает управление клиентами, отслеживание прогресса, обмен обновлениями и внесение изменений. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и держите его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7. Планируйте, если что-то пойдет не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как составить план проекта, правда в том, что все проекты имеют повороты и повороты — это то, что делает их интересными. Вы дали себе передышку в процессе планирования, убедились, что все знают свою роль, и наладили общение.

Перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие отпуска для членов команды, праздники или внешние команды, которые могут быть задействованы. Создайте четкую цепочку подчинения и составьте список ключевых контактов в рамках проекта. Заранее сообщайте о рисках, чтобы вся команда была готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Устройте вечеринку в честь запуска!

Каждому успешному проекту нужен старт. Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы все были на одной странице с целями, ролями, процессами и сроками. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточились в предыдущих шагах:

• Определите цели проекта и ценность, которую они приносят
• Перечислите активы, которые, как ожидается, поставит проект
• Нарисуйте связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта
• Показать временную шкалу проекта, чтобы все могли видеть зависимости и знать ожидаемые даты
• Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны
• Узнайте, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, куда они могут обратиться за информацией и к кому обращаться с вопросами
• Обсудите риски и убедитесь, что команда готова
• Получите последнее обязательство!

Бонусный совет: Вам не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, подходящий для вашей команды, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова. По мере роста вы можете создавать несколько шаблонов для конкретных типов рабочих планов проекта. Давайте начнем прямо сейчас с помощью этих бесплатных примеров шаблонов плана проекта.

Как добраться до «Конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть возможность управлять процессом планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект, а затем еще один. На самом деле все эти сложные проекты станут настолько простыми, что, возможно, вы начнете чувствовать себя так, как будто вы в отпуске. Верно?

Как использовать Wrike для планирования проектов

Удобное планирование проектов с помощью программного обеспечения для управления проектами Wrike. Начните с нашей библиотеки настраиваемых шаблонов, в которых уже есть все необходимое для продвижения вперед. Динамические представления временной шкалы, автоматические утверждения и отчеты в реальном времени помогут вам быстро начать работу.