Составить проект: 7 шагов к успешной реализации

Содержание

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа.

В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте. 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

  • Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.  
  • Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
  • Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
  • Работы с возможными рисками.
  • Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

  • Требованиях к проекту.
  • Его сроках.
  • Объемах работ.
  • Заинтересованных сторонах.
  • Выделенном бюджете.
  • Задействованных ресурсах.
  • Потенциальных рисках на проекте.

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

  • Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
  • Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
  • Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
  • Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?

Пример плана проекта

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

  • Создавать задачи и подзадачи.
  • Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
  • Управлять виртуальными ресурсами.
  • Задавать стоимость ресурсам.
  • Создавать зависимости и вехи.
  • Следить за прогрессом каждой задачи.
  • Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
  • Создавать персональные календари.
  • Делиться графиком с помощью ссылки.
  • Создавать отчеты.
  • Работать с портфелями проектов. 
  • Экспортировать график в популярные форматы.
  • Создавать персональные рабочие календари.
  • Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы 
  • и многое другое.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

  • Разработка ПО.
  • Строительство.
  • Организация мероприятий.
  • Маркетинг.
  • Торговля.
  • Производство.
  • Дизайн
  • и многим другим.

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

  • Обозначает конечный результат.
  • Определяет длительность проекта.
  • Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
  • Выбирает методологию управления проектом. 
  • Определяет технические требования и ограничения.
  • Дает оценочную стоимость.

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

  • Дополнительные расходы.  
  • Привлечение сторонних специалистов.
  • Задержка выполнения задачи или нескольких.
  • Болезнь или увольнение сотрудника.
  • Срочные командировки,
  • и многое другое.

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

5 3 голоса

Рейтинг статьи

Бесплатный шаблон плана проекта в Excel

В зависимости от ваших целей шаблон плана проекта может быть очень простым или очень сложным. В шаблон можно добавить статическую временную шкалу или изменяющуюся диаграмму Ганта, сфокусироваться на действиях или на бизнес-целях.

Ниже располагаются различные шаблоны проектных планов, и указаны варианты их использования: 

Шаблон плана работы

 

 Загрузить шаблон плана работы

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта 

 

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий 

 

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана 

 

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т. д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

Проект «Успешное трудоустройство»: как составить личное резюме

Эксперт рассказала, как составить правильное резюме, которое поможет выпускникам найти работу в Саратове и за его пределами.

Работа выпускникам колледжа даётся непросто, и дело даже не в  трудностях при выполнении служебных обязанностей, а в том, что её сложно найти, именно поэтому студенты, готовясь к выпуску, участвуют в проекте ИРБиС «Успешное трудоустройство». В рамках проекта дистанционный мастер-класс для студентов выпускных курсов провела HR-специалист Кристина Можаева. Кристина более 7 лет работает в HR-сфере (рекрутинг, оценка персонала, карьерное консультирование).

В рамках мастер-класса Кристина подробно рассказала о том, каким должно быть резюме: структура, оформление, содержание. Эксперт отметила, что при написании резюме важно избегать ошибок, структурировать текст, дополнить его фото. Особое внимание работодатели обращают на достижения соискателя, дополнительные курсы и тренинги, именитость компаний, в которых был опыт работ, какие функции выполнял на предыдущих местах работы, были ли перерывы и какова продолжительность работы на одном месте.

Чтобы студенты научились правильно писать резюме Кристина посоветовала ребятам прочитать книги  «Пиши, сокращай» (М.Ильяхов, Л.Сарычева) и «Слово живое и мертвое» Норы Галь.

Говоря об ошибках, которые допускают соискатели в резюме, Кристина отметила, что часто указывают только места работы без указания обязанностей и результатов, пишут слишком длинное или слишком короткое резюме, делают ошибки, размещают неактуальные контактные данные.

В заключение мастер-класса Кристина рассказала о том, как писать сопроводительное письмо и какими каналами для поиска работы можно воспользоваться.

С начала проекта «Успешное трудоустройство» ребята получили ценные советы по поиску работы и составлению резюме от ведущих специалистов HR-сферы. Полученная информация поможет студентам найти

работу после окончания колледжа эффективно и  в максимально короткие сроки.

Что такое бизнес-план: зачем он нужен, и как составить?

Раздел 1

В этом разделе распишите:

  • организационно-правовую форму предприятия;
  • имена управленцев и владельцев бизнеса и их вклад в проект;
  • расположение и оснащение предприятия;
  • текущие финансовые показатели и необходимые инвестиции.

Если бизнес-план составляет владелец нового бизнеса, финансовые показатели будут отражать текущие и предстоящие затраты. Если речь идёт об уже существующем бизнесе, в этот пункт бизнес-плана нужно включить информацию о выручке за последние 2-3 года (или меньший период, если бизнесу меньше лет), валовой и чистой прибыли, эксплуатационных расходах, бухгалтерском балансе.

Перечисляя владельцев бизнеса, описывайте вклад любого характера: идеи, разработка программного обеспечения, знание секретной технологии производства. Но неденежные активы обязательно оцените в денежном эквиваленте.

Пусть оценка будет не самой точной, но трезвой.

Рассказывая о расположении предприятия, дайте характеристику району, где находится каждый из объектов (склад, офис, магазин, бюро и т.п.): кто живёт в этом районе, насколько далеко он от центра города, какая здесь инфраструктура. Сообщите, насколько помещения оснащены всем необходимым, и спланируйте, что улучшите в будущем.

Индивидуальный проект 9 класс

Буклет-раздаток

Стукрутра проекта

ЧТО  ТАКОЕ  ПРОЕКТ.

   Учебный проект -учебно-познавательная, творческая или игровая деятельность учащихся, имеющая общую цель и согласованные способы, направленные на достижение общего результата  по решению какой-либо проблемы, значимой для участников проекта.

Возможными источниками проблемы могут выступать противоречия:

  • между известным и  неизвестным
  • между знаниями  и умениями
  • между сложностью задачи и наличием способа ее решения
  • между потребностями и возможностями их реализации
  • между житейскими представлениями и научными знаниями

Ситуация может приобрести проблемный характер если:

  • имеются те или иные противоречия, которые необходимо разрешить
  • требуется установить сходства и различия
  • важно установить причинно-следственные связи
  • необходимо обосновать выбор
  • требуется подтверждение закономерностей примерами из собственного опыта и примеров из опыта — теоретическими  закономерностями
  • стоит задача выявления достоинств и недостатков того или иного решения

Проблема обязательно должна быть взята из реальной жизни, знакома и значима для ученика, её решение должно быть важно для учащегося

Действия ученика на этом этапе работы:

  • обсуждает тему
  • определяет свои потребности
  • принимает решение по поводу темы проекта и аргументирует свой выбор
  • ищет противоречия, формулирует проблему
  • формулирует цель проекта

ТИПЫ   ПРОЕКТОВ

 

 Информационный  (проект,целью которого является сбор,анализ и представление информации по какой-либо актуальной тематике)

 Исследовательский  (проект,направленный на доказательство или опровержение какой-либо гипотезы, исследование какой-либо проблемы)

 Прикладной (практико-ориентированный)  (проект,имеющий на выходе конкретный продукт; проект,направленный на воплощение в жизнь какой-то идеи, конечный продукт может использоваться как самим учеником, так и внешним заказчиком)

 Игровой (ролевой)  (проект, в котором участники принимают на себя определенные роли)

 Творческий  (проект,направленный на создание какого-то творческого продукта,предполагает свободный,нестандартный подход к оформлению результатов работы)

 Социальный (социально-ориентированный)  (проект, который направлен на повышение гражданской активности обучающихся и населения; сбор,анализ и представление информации по актуальной социально-значимой тематике)

 Инженерный (создание планов,чертежей,расчетов,макетов)

 

ПРЕДМЕТНЫЕ  ОБЛАСТИ

  1. русский язык и литература
  2. иностранный язык (английский)
  3. второй иностранный язык (немецкий / французский)
  4. математика и информатика
  5. общественно-научные предметы (обществознание,право,история,экономика)
  6. естественно-научные предметы (биология,химия,физика,экология)
  7. искусство (изобразительное искусство,музыка,мировая художественная культура)
  8. технология
  9. физическая культура, основы безопасности жизнедеятельности
  10. другие направления (психология,  профориентация,социальная направленность)

РЕЗУЛЬТАТ   (ПРОДУКТ)   ПРОЕКТА

Продукт проекта может быть как материальным (отчуждаемый от  проекта), так и нематериальным (представлен в письменном виде)

Результатом (продуктом) проектной деятельности может быть:

письменная работа (эссе, рассказ, сказка, стихотворение, реферат, аналитические материалы, обзорные материалы, отчеты о проведенных исследованиях, буклет, словарь, пакет рекомендаций, справочник, заочная экскурсия, аннотация, рецензия, литературный календарь)

художественная творческая работа (в области литературы, музыки, изо), представляется в виде прозаического или стихотворного произведения, инсценировки, художественной декламации, исполнения музыкального произведения, компьютерной анимации, газета, журнал, коллекция, модель, путеводитель

материальный объект, макет, чертеж, иное конструкторское изделие; веб-сайт, блог, виртуальная экскурсия, видеоролик

отчетные материалы по социальному проекту (тексты, мультимедийные продукты)

 

ЭТАПЫ  РАБОТЫ  НАД  ПРОЕКТОМ

  • погружение в проект (предпроект)
  • планирование деятельности
  • осуществление деятельности
  • оформление результатов
  • подготовка к публичной презентации

При организации проектной деятельности применяется следующий АЛГОРИТМ:

 ● выбор темы

 ● обоснование актуальности

 ● определение проблемы

 ● формулирование гипотезы (для исследовательского проекта)

 ● формулирование цели (конкретных задач, связанных с решением проблемы)

 ● определение этапов работы

 ● подбор методов и средств решения проблемы

 ● проведение исследовательской или иной работы по решению проблемы

 ● получение и анализ данных

 ● оформление данных в виде теста (схемы, рисунка)

 ● обсуждение и корректировка данных

 ● выражение ожидаемого результата (представление)

 

! Материалы, необходимые на процедуре защиты проекта:
  • паспорт проекта
  • проект (описание проекта), итоговый продукт (если он отчуждаем)
  • лист оценки процесса подготовки проекта (заполняет руководитель)
  • лист оценки результата проекта (заполняет  эксперт)
  • лист оценки презентации проекта
  • сводная таблица итоговых баллов по результатам оценочных процедур

СТРУКТУРА ПРОЕКТА

 

ОГЛАВЛЕНИЕ  

Оглавление включает наименование всех разделов и глав с указанием номеров страниц, на которых размещается материал

ВВЕДЕНИЕ

Введение по объему занимает не менее 1с. и не более 3страниц      

I РАЗДЕЛ 1.(Теоретический)

Теоретическая часть по объему не менее 4 и не более 8 страниц

II РАЗДЕЛ 2. (Практический)

Практическая часть по объему занимает не менее 7 и не более 15 страниц

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Заключение по объему не более 1 страницы

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

Список литературы включает не менее 8 источников

ПРИЛОЖЕНИЯ

Обязательное паспорт проекта на защиту. Приложения можно оформить в отдельную папку

 

СТРУКТУРА   ПРОЕКТА

ВВЕДЕНИЕ. Тема проекта и её актуальность (может ли тема проекта и его продукт представлять научный,практический,информационный интерес), цель проекта; поставленные  задачи для достижения цели;этапы работы над проектом; методы и приемы исследования и работы над проектом

РАЗДЕЛ (ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ). Основные понятия,раскрывающие тему, интерес к теме в науке,разные позиции и точки зрения,анализ литературы по теме,информационно-содержательный материал

РАЗДЕЛ (ПРАКТИЧЕСКИЙ) Описание проектной работы и её результатов (Что делали в ходе работы над проектом на каждом этапе,какие исследования провели, к каким выводам пришли,какой материал собрали,что изготовили на каждом этапе

ЗАКЛЮЧЕНИЕ Подведение итогов по проекту (Что планировали, какую цель ставили, все ли задачи выполнили,использованы ли предполагаемые методы и приемы, все  ли этапы проекта завершены,получен ли результат,как он соотносится с целью).

 

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ  ПРОЕКТА

  1. Общий объем описания проекта должен составлять не менее 15 и не более 29 печатных страниц
  2. Текст должен быть набран на компьютере, шрифт 14,Times  New Roman,интервал 1,5.   Поля: верхнее  2 см, нижнее 2 см,левое 3 см,правое 1,5 см
  3. Текст печатается на одной стороне страницы,ссылки на источники указываются в скобках, например [ 4,стр.6-7], где «4»- это номер источника в списке литературы
  4. Все страницы нумеруются, начиная с титульного листа; на титульном листе номер страницы не ставится
  5. Новый раздел начинается с новой страницы
  6. Теоретический и практический разделы должны иметь наименование (в соответствии и темой проекта)
  7. Название раздела печатается заглавными буквами, жирным шрифтом
  8. Разделы нумеруются римскими цифрами.Список литературы и приложение не нумеруются
  9. Проект должен иметь титульный лист
  10. Список литературы формируется в соответствии с ГОСТом

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СПИСКА ЛИТЕРАТУРЫ

 

Литература в списке приводится в следующем порядке:

  1. Нормативно-правовые акты
  2. Научная и учебная литература(книги,монографии,учебные пособия,учебно-методические пособия,справочники)
  3. Конституция Российской Федерации. — М.:Эксмо,2013.-63 с.
  4. Власов, О.И.Толковый словарь О.И.Власов. – М.: Дрофа,2010. – 1020 с.
  5. Водянец,П.Л. Планирование на предприятии [Электронный ресурс]. – http://…(адрес указывается полностью) — статья в интернете
  6. Иванов, К.И. Основы права: учебник для вузов / К.И.Иванов.- М.: Дрофа,2012. – 256 с. Экономический словарь [Электронный ресурс]. – http://…(адрес указывается полностью)

 

 

 

 

 

 

 

 

Определение целей и задач проекта

Смотреть мастер-класс по теме

Самый первый шаг при подготовке проекта в любой сфере: бизнесе, домашнем хозяйстве или образовании – состоит в определении целей и задач проекта. Этот шаг определяет, что мы хотим получить после завершения проекта, и какие действия нам необходимо предпринять для достижения этой цели. Члены проектной команды, включая менеджеров проектов, уделяют недостаточно внимания этому, безусловно, важному процессу, или выполняют его неправильно, что, в конце концов, приводит к неудачному завершению проекта.

Неправильно определенные цели и задачи, или цели без задач, приводят к тому, что в процессе реализации проекта возникают перерасход средств, битвы за территорию, выяснение отношений между членами проектной команды, невыполнение промежуточных контрольных точек и, как следствие, неудовлетворенные клиенты.

Цели и задачи должны быть четкими заявлениями о намерениях. Каждая цель должна иметь собственное стремление, которое влияет на конечный результат проекта. Цели и задачи должны быть измеряемы.

Цели должны отвечать на вопрос «Что?».

Цели представляют собой общие намерения применительно к проекту. В этом процессе цели отвечают на вопрос «что?». Иными словами, «что» будет выполнять проект? Проекты могут иметь более одной цели, и много задач применительно к одной цели. Не путайте цели с задачами.

Примеры:

  • Цель разработки веб-сайта: его посетители будут уверены, что существует угроза глобального потепления.
  • Цель страховой компании: отдел медицинского страхования увеличит пакет предлагаемых услуг на 10%.
  • Цель работы врачебного кабинета: пациенты не будут ждать дольше 1 часа перед посещением врача.

Задачи должны отвечать на вопрос «Как?»

Задачи представляют собой конкретные действия, которые приводят к выполнению цели. Каждая цель будет иметь одну или несколько связанных с ней задач. По сути, задача определяет «как» будет выполняться процесс.

Всегда начинайте определение задачи с глагола. Это гарантирует, что задача станет измеряемой, и конечный результат проекта будет рассматриваться в рамках действия этой задачи. Одновременно каждая задача станет измеряемым промежуточным этапом выполнения проекта.

Примеры:

1. Цель: посетители сайта будут уверены, что глобальное потепление существует.

  • Создать сравнительную таблицу стоимости борьбы с глобальным потеплением сегодня и 100 лет назад.
  • Проиллюстрировать последствия глобального потепления в фотогалерее.
  • Выявить и проанализировать последствия глобального потепления.

2. Цель: отдел медицинского страхования увеличит пакет предлагаемых услуг на 10%.

  • Определить перечень и стоимость услуг, предлагаемых страховыми компаниями.
  • Проанализировать запросы потенциальных клиентов, чтобы узнать их требования.
  • Сравнить предлагаемые услуги и услуги конкурентов.

3. Цель: пациенты не будут ждать дольше 1 часа перед посещением врача.

  • Оценить потребность в персонале.
  • Закупить новое программное обеспечение по планированию посещений.
  • Разработать систему подтверждения графика.

Сохранение целей и задач при первом планировании каждого проекта гарантирует, что проект и команда будут придерживаться их на протяжении всего жизненного цикла проекта.

В любой области реализации проекта – образовании, бизнесе или ведении домашнего хозяйства – четко определенные цели и задачи будет способствовать успешному результату.

Для реализации целей и задач проекта удобно использовать программное обеспечение, которое поможет назначить ответственных по задачам, установить сроки их выполнения и проконтролировать результаты. Например, в CRM-системе «Простой бизнес» помимо стандартных инструментов для ведения проектной деятельности есть удобные диаграммы Ганта, с помощью которых Вы сможете составить полноценный план реализации проекта. Приятно, что все эти инструменты доступны и в полностью бесплатной версии программы. Чтобы попробовать, зарегистрируйтесь по ссылке.

Попробовать бесплатно

Комментарии

вр — 21.12.2021ер Ответить

Полина — 11.04.2021Нечего не понятно не то что надо. Сайт ужастный Ответить

Простой бизнес — 12.04.2021Добрый день, Полина. Вы обратились в техническую поддержку CRM-системы «Простой бизнес». Уточните, пожалуйста, у Вас возникли вопросы по работе нашей программы или не удалось найти интересующую Вас информацию на сайте? Ответить

Алексей — 22.04.2020Хорошая статья. И комментарии смешные ))) Ответить

Простой бизнес — 22.04.2020Добрый день, Алексей! Рады, что Вам понравилась статья. Вы можете бесплатно ознакомиться с нашей программой после регистрации https://www.prostoy.ru/register и успешно автоматизировать Ваши задачи с помощью CRM-системы «Простой бизнес». Ответить

Мария — 20.04.2020Здавствуйте, пожалуйста, помогите составить задачи к проекту на тему “народы РФ 18 века” Ответить

Простой бизнес — 20.04.2020Добрый день, Мария! К сожалению, не могу проконсультировать Вас по этому вопросу, так как Вы обратились к технической поддержке «Простого бизнеса». Мы предоставляем CRM-систему для автоматизации работы компаний. Ответить

Елена — 01.04.2020Здравствуйте! Помогите пожалуйста сотавить цель проекта «Общественная жизнь учеников» Ответить

«Простой бизнес» — 01.04.2020Добрый день, Елена! К сожалению, не могу проконсультировать Вас по этому вопросу, так как Вы обратились к технической поддержке «Простого бизнеса». Мы предоставляем CRM-систему для автоматизации работы компаний. Ответить

Игорь — 07.02.2020Проект :защита банка, вопрос — какая может быть цель? Ответить

«Простой бизнес» — 07.02.2020Добрый день, Игорь! Мы консультируем по вопросам работы с программой «Простой бизнес». Уточните, пожалуйста, у Вас есть вопросы по нашей программе? Ответить

Павел — 14.12.2019Мне нужно проект на тему математические тайны древнего востока Ответить

Простой бизнес — 15.12.2019Добрый день. К сожалению, не могу проконсультировать Вас по этому вопросу, так как Вы обратились к технической поддержке «Простого бизнеса». Мы предоставляем CRM-систему для автоматизации работы компаний. Ответить

Алексей — 06.10.2015мне надо проект на тему кто я? помогите скиньте ссылку плиз Ответить

«Простой бизнес» — 06.10.2015Добрый день. К сожалению, не могу проконсультировать Вас по этому вопросу, так как Вы обратились к технической поддержке «Простого бизнеса». Мы предоставляем CRM-систему для автоматизации работы компаний. Ответить

Как создать план управления проектом

План управления проектом (PMP — не путать с сертификацией специалиста по управлению проектами) определяет не только время реализации проекта, но и способ его реализации. Если документ содержит только то, что будет сделано и к какому сроку, это не настоящий план управления проектом.

Это может сбивать с толку, так как существует ряд пояснений о том, как создать план управления проектом или план проекта, в котором не учитываются ключевые компоненты.Полный план управления проектом должен включать рекомендации о том, как проект выполняется, контролируется и контролируется. По данным Института управления проектами, он должен отвечать на все вопросы, перечисленные ниже:

  1. Что делать?
  2. Когда это произойдет?
  3. Сколько это будет стоить?
  4. Кто это сделает?
  5. Какие продукты или услуги будут предоставлены в результате усилий?
  6. Какова ответственность разработчика и пользователя?
  7. Кто несет ответственность за приемку продукта в готовом виде?
  8. Что определяет завершение задачи?
  9. Какая механика будет использоваться для формального обращения с механикой?
  10. Как будет измеряться фактический прогресс?

Как составить план управления проектом

Создание плана должно начинаться с шаблона плана управления проектом. Объем и уровень детализации, включенные в план, будут зависеть от вашей организации и проекта. У многих компаний уже есть внутренний шаблон, который они предпочитают использовать, в котором описывается уровень необходимой им информации. План всегда должен начинаться с титульного листа, истории версий и оглавления. Подробный план управления проектом будет включать всю следующую информацию:

  • Базовый план содержания проекта и план управления содержанием
  • Базовый план графика проекта и план управления графиком
  • Базовый план стоимости проекта и план управления затратами
  • План управления персоналом
  • Коммуникации план управления
  • План управления рисками

В зависимости от проекта также могут быть дополнительные дополнительные планы, такие как:

  • План управления проблемами
  • План управления качеством
  • План управления закупками
  • План управления требованиями 8

    план

  • План управления процессами
  • План управления изменениями
  • План управления заинтересованными сторонами
  • План обучения

Приложения к плану могут также включать:

  • Утвержденное экономическое обоснование плана
  • Утвержденный проект 900 rter
  • Ключевые термины и сокращения
  • Любая дополнительная соответствующая информация, такая как:
  • Техническое задание
  • Документация по требованиям заказчика
  • RACI (матрица ответственности)
  • План управления заинтересованными сторонами
Очевидно, что при создании плана управления проектом требуется много информации. Разумно задаться вопросом, как руководитель проекта совмещает все это воедино. Во-первых, вы должны знать, что планы проектов часто считаются «живыми» документами. Это означает, что ожидается, что они будут обновляться и изменяться по мере развития проекта и/или появления новой информации, требующей внесения изменений в план. Во-вторых, требуется время и усилия, чтобы составить надежный план управления проектом. Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы сделать это максимально эффективно:

Шаг 1: Встреча с заинтересованными сторонами проекта

Даже если заинтересованные стороны проекта уже указаны в другом документе, например, в экономическом обосновании или уставе проекта, важно просмотреть список и убедитесь, что он по-прежнему точен.Затем встретьтесь со всеми заинтересованными сторонами проекта, чтобы обсудить цели и объем проекта. Это гарантирует, что все находятся на одной странице, особенно в отношении предположений, ограничений и ожидаемых результатов. Обсудите процесс планирования с заинтересованными сторонами и убедитесь, что вы готовы помочь в этом процессе.

Шаг 2: Определите ключевые роли в проекте

Все ключевые заинтересованные стороны должны внести свой вклад в части проекта, относящиеся к ним. Чтобы справиться с этим, важно определить, какие заинтересованные стороны вовлечены в каждую область проекта.Это часто является частью плана управления заинтересованными сторонами или даже частью плана управления коммуникациями. Соответствующие заинтересованные стороны включают спонсора проекта, членов команды, конечных пользователей и любых других непосредственно вовлеченных людей, таких как бизнес-эксперты, аудиторы или специалисты по тестированию качества.

Этап 3. Проведите стартовое совещание

На стартовом совещании все заинтересованные стороны обсудят проект и приступят к планированию. Некоторые темы, обычно обсуждаемые на стартовом совещании:

  • Экономическое обоснование проекта
  • Ожидаемые результаты и выгоды от проекта
  • Роли и обязанности заинтересованных сторон
  • Коммуникация и отчетная информация (частота встреч по проекту и т. д.) .)
  • Сроки и процесс выполнения плана проекта
Шаг 4. Разработка базовых планов проекта

На этом этапе вы должны быть готовы разработать базовый объем, график и бюджет. Часто проще всего начать с области, затем составить график и закончить базовым планом бюджета. Однако все три являются взаимозависимыми, поэтому имейте в виду, что любое изменение одного из них, скорее всего, повлияет на два других.

Шаг 5. Создание планов управления базовыми показателями

После создания базовых показателей вам необходимо иметь планы по управлению ими.Это включает отчетность по ним, мониторинг отклонений и управление ими, а также описание обстоятельств, которые потребуют обновленного базового уровня.

Шаг 6. Создайте другие планы управления

Как вы знаете, планирование является важной частью роли менеджера проекта. Чем сильнее ваш план, тем больше вероятность того, что ваш проект будет успешным. Таким образом, недостаточно просто спланировать, как вы будете управлять базовыми показателями. Также должны быть созданы планы для управления всеми другими важными аспектами или входными данными проекта.Как обсуждалось ранее, может существовать широкий спектр планов управления, но минимум должен включать управление ресурсами, управление рисками и управление коммуникациями.

Дальнейшее чтение

Планирование проекта | 9 шагов для создания онлайн-плана управления проектом

Вы отвечаете за проект. Замечательно! Прежде чем вы действительно начнете свой проект, вам понадобится план проекта.

Хотя может показаться заманчивым сразу же приступить к работе над проектом и разобраться во всем по ходу дела, вы добьетесь гораздо лучших результатов, если сначала создадите план проекта.Без базового плана проекта вы можете обнаружить, что ваша команда не имеет направления или, что еще хуже, движется в нескольких направлениях.

В управлении проектами работа без плана проекта оставляет вас в опасности перерасхода доступных ресурсов и невозможности достижения целей клиента. План проекта гарантирует, что все заинтересованные стороны разделяют одно и то же видение, устанавливает измеримые цели для вашего проекта, устанавливает прочную связь между членами команды и заинтересованными сторонами и служит основой для прозрачности проекта.

Без него вы настраиваете себя и свою команду на провал проекта.

Возможно, вы занимаетесь этим некоторое время или, может быть, это ваш первый большой проект, и вы только что погуглили «как написать план проекта». В любом случае, мы здесь, чтобы помочь.

Что такое план проекта?

План проекта, также известный как план управления проектом, представляет собой документ, описывающий, как проект будет выполняться, отслеживаться, контролироваться и закрываться. В нем излагаются цели и объем проекта, и он служит официальным ориентиром для команды проекта, более крупной компании и заинтересованных сторон.

Создается на этапе планирования проекта и представляет собой компиляцию нескольких других документов. Это больше, чем просто расписание или список задач, хотя он включает в себя эти вещи. План управления проектом официально утверждается в начале проекта, а затем постепенно обновляется на протяжении всего проекта.

Почему планирование проекта важно?

Планирование проекта — важнейший этап, который наступает сразу после начала этапов управления проектом.Благодаря правильному планированию вы разбиваете весь проект на ряд шагов и обеспечиваете своевременную доступность всех ресурсов.

Ограничения проекта, такие как время, объем и стоимость, обсуждаются в процессе планирования проекта, а планы смягчения последствий разрабатываются после выявления потенциальных рисков. Сравнивая фактический прогресс с планом проекта, вы также можете отслеживать производительность своей команды и предпринимать необходимые шаги для ее улучшения.

Ознакомьтесь с 7 областями, в которых планирование проекта важно для успешного выполнения проектов.

Как создать план проекта онлайн

Если вы думаете: «Ну, это звучит очень официально и серьезно, не пугайтесь.

Следуйте этим девяти шагам по управлению проектами, и вы будете на правильном пути не только к тому, как планировать проект онлайн, но и к тому, чтобы успешно реализовать свой проект.

Шаг 1. Определите все заинтересованные стороны

У вашего проекта есть несколько заинтересованных сторон, и не все они будут вовлечены во все детали проекта.Заинтересованные стороны проекта включают

  • ваш клиент,
  • конечные пользователи продукта,
  • компания и ее руководители,
  • и команда, работающая непосредственно над проектом.

В зависимости от характера проекта заинтересованные стороны могут также включать сторонние организации или отдельных членов сообщества, которые будут затронуты проектом.

Шаг 2. Определите роли и обязанности

После того, как вы определили свои заинтересованные стороны, вам необходимо определить основные навыки управления проектом и компетенции, необходимые для проекта. Когда у вас есть этот список, вы можете определить роли и распределить обязанности между отдельными заинтересованными сторонами.

Помните, что роль — это не то же самое, что человек.

  • В некоторых случаях один человек может выполнять несколько ролей, например иметь назначенного контактного лица в экстренных случаях, роль, которая добавляет несколько дополнительных рабочих часов к расписанию человека.
  • В других случаях несколько человек могут занимать одинаковые роли, например, когда для вашего проекта требуется несколько инженеров-программистов.

Типичные роли включают

Различные роли членов команды проекта будут различаться в зависимости от вашего проекта, но не забудьте включить роли по связям с поставщиками и роли по связям с клиентами.

Шаг 3. Проведите стартовое совещание

Стартовая встреча

  • возможность собрать вместе всех заинтересованных лиц,
  • изложил видение проекта, который может поддержать каждый,
  • и возможность познакомиться и установить хорошие рабочие отношения.

На данном этапе конкретные детали проекта еще не определены, поэтому вам следует включить обсуждение объема проекта, бюджета, сроков и целей в повестку дня собрания.Это также, когда объявляются роли и объясняется план коммуникации. Начальное совещание задает тон рабочим отношениям между заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта.

Шаг 4. Определите объем проекта, бюджет и сроки

После официального старта пришло время определить три важных понятия:

  • объем проекта,
  • бюджет,
  • и график вашего проекта.

Каждый из этих предметов достоин отдельного подробного объяснения, поэтому здесь мы дадим им краткое определение.

а. Объем:

Масштаб проекта говорит вам, что мы собираемся делать (и чего не будем делать)? Учитывая запросы заказчика и видение, обсуждаемое командой, каковы цели этого проекта?

б. Бюджет:

Принимая во внимание объем и ресурсы, необходимые для достижения целей проекта, каковы ожидаемые финансовые затраты на проект?

с.

Хронология:

На временной шкале проекта перечислены этапы вашего проекта и продолжительность времени, в течение которого вы можете разумно ожидать их завершения.

Шаг 5. Установите цели и расставьте приоритеты

После того, как ваша команда поймет цели проекта и вы определите этапы достижения этих целей,

  • разбейте общие цели вашего проекта на отдельные цели и задачи,
  • приоритизировать задачи в соответствии с важностью и зависимостями,
  • и внедрить систему, обеспечивающую корректирующие действия, когда цели не достигаются вовремя.

Возможно, вам придется скорректировать временную шкалу в свете ваших целей.

Шаг 6: определение результатов

Поставка, как определено Институтом управления проектами, — это «любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или возможность выполнения услуги, которые производятся для завершения процесса, этапа или проекта». Другими словами, результатом может быть

.
  • товар,
  • результат,
  • или возможности.

Результаты проекта определяются целями проекта и являются неотъемлемой частью плана проекта.Если цель клиента состоит в том, чтобы конечные пользователи могли управлять своим собственным контентом, например, результатом может быть часть программного обеспечения, которое позволяет пользователям управлять контентом, а также учебные материалы для сотрудников и конечных пользователей о том, как использовать вновь созданный контент. программное обеспечение.

Шаг 7. Создайте расписание проекта

График проекта — это документ, в котором подробно описаны 

  • график проекта,
  • организационные ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи,
  • и любую другую информацию, важную для руководства команды.

 Излишне говорить, что он должен быть всеобъемлющим и простым для понимания.

Чтобы создать расписание проекта, 

  • далее разделите этапы вашего проекта на отдельные задачи и действия, 
  • определить зависимости,
  • последовательность действий, 
  • и оцените необходимые ресурсы и продолжительность каждой задачи.

Информация, которую вы собираете в этом процессе, может выявить необходимые корректировки ваших ролей, графика и/или бюджета.Это важный шаг в написании простого плана проекта и полезная часть процесса. Гораздо лучше внести эти коррективы до начала проекта, чем через несколько недель или месяцев.

Шаг 8. Проведите оценку рисков

Риск — это проблема, которая может возникнуть или не возникнуть в ходе вашего проекта. Важно выявлять риски в управлении проектами и снижать их на этапе планирования проекта, чтобы потом не оказаться застигнутыми врасплох. Проведите совещание или попросите всех членов команды поделиться мнением о рисках, которые вы должны учитывать.

Области риска включают:

  • Объем проекта
  • Ресурсы (кадровые, финансовые и физические)
  • Задержки проекта
  • и сбои технологии или связи

Невозможно контролировать все потенциальные риски, но их заблаговременное обдумывание может уберечь вас от провала проекта.

Шаг 9: Сообщите план проекта

После того, как вы составили план проекта, обязательно доведите его до сведения команды и всех других заинтересованных сторон.Возможно, вы создали план коммуникаций по проекту, когда составляли расписание проекта. Если нет, сделайте это сейчас!

Установление надежных каналов связи и ожиданий от коммуникации по проекту имеет решающее значение. Как руководитель проекта обязательно смоделируйте способ общения, который вы ожидаете от всех заинтересованных сторон.

Основные компоненты плана управления проектом

На базовом уровне пример плана проекта состоит из трех компонентов. Создание списка всех этих компонентов, чтобы помочь в составлении плана управления проектом.

Деятельность

Что нужно сделать вашей команде, чтобы завершить проект? Действия в вашем плане проекта включают такие вещи, как

Задачи

При любом управлении задачами проект разбивается на задачи. Это небольшие работы, которые составляют большую картину вашего проекта. Наличие дополнительных целей облегчает измерение успеха и устранение узких мест, а определение этих задач имеет важное значение для разработки плана управления проектом.

Ресурсы

С чем вы работаете? Ваши ресурсы включают ваш бюджет, конечно. Также важно понимать ваши потребности в человеческих и материальных ресурсах. Сколько человек потребуется для работы над этим проектом и нужно ли будет нанимать временных работников или субподрядчиков? Какие физические или цифровые материалы потребуются и откуда они возьмутся?

Как программное обеспечение для планирования проектов может помочь в планировании проектов

Успешный план управления проектом включает в себя эффективную организацию всех действий, задач и ресурсов, составляющих ваш проект.Попытка сделать все это с набором электронных таблиц, которые ужасны для управления проектами и общими документами, или, что еще хуже, с блокнотами, ручками и стикерами, утомительна и неэффективна.

Программное обеспечение для управления проектами

может упростить планирование вашего проекта от начала до конца, предоставляя вам функции управления проектами и прозрачность проекта, необходимые не только для создания превосходного плана управления проектом, но и для эффективного управления вашим проектом. Хорошее программное обеспечение для управления проектами позволяет вам выполнять административные задачи быстрее и эффективнее, высвобождая время, чтобы сосредоточиться на реальном проекте.

Программное обеспечение для управления проектами

также может способствовать эффективному общению внутри и между группами, помогает отслеживать ключевые факторы производительности, централизованно хранить все данные проекта и позволяет создавать отчеты по проекту в процессе работы. Многие проблемы управления проектами, особенно связанные с планированием, можно решить с помощью мощного и эффективного инструмента управления проектами.

Kissflow Project может быть решением для вас!

Проект Kissflow

  • прост и интуитивно понятен в использовании,
  • освобождает вас от постоянного отслеживания товарищей по команде,
  • предлагает несколько представлений для визуализации проектов
  • предоставляет состояния «Готово», «Выполняется» и «В ожидании» для ясности в статусе,
  • дает вам доступ к мощным отчетам для принятия решений на основе данных, а
  • напоминает вам, когда сроки выполнения задач приближаются.

В Kissflow Project есть еще много чего интересного. Зарегистрируйтесь бесплатно сегодня, чтобы познакомиться с его простыми, но мощными возможностями!

Дополнительные ресурсы


Как написать план проекта за 6 шагов

Планы проекта часто рассматриваются как нечто хорошее в теории, но не на практике. Почему? Вероятно, это во многом связано с тем, как они создаются — без полезной подготовки и последующей деятельности заинтересованных сторон от них можно быстро отказаться.

Это подробное руководство, состоящее из шести шагов, поможет вам составить план проекта и даст рекомендации по программному обеспечению для управления проектами, которые упростят каждый этап процесса.

Что такое план проекта?

Ваш план проекта — это официальный документ, в котором излагаются цели и задачи всего проекта, конкретные задачи и то, как выглядит успех.

Помимо определения цели вашего проекта, он должен включать другие материалы и результаты, относящиеся к проекту, такие как:

  • Графики и диаграммы Ганта для ключевых этапов иметь несколько членов команды, работающих над разными или одновременными задачами (в этом случае вам также может понадобиться планировщик проекта)
  • Ресурсы, необходимые для завершения проекта, такие как инструменты управления проектами, деньги, фрилансеры и многое другое.

Короче говоря, ваш план проекта служит центральным узлом для определения, организации, определения приоритетов и распределения действий и ресурсов на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта.

Почему важны планы проекта?

Более чем в половине всех проектов происходит так называемое расползание масштаба. Именно здесь команда в конечном итоге делает больше работы, чем планировалось изначально. Многого из этого можно избежать, если учесть неожиданные задержки или изменения обстоятельств в плане проекта.План проекта также позволяет легко определить, когда возникли проблемы, чтобы вы могли лучше подготовиться к будущим проектам.

Если вы посмотрите на цифры, относящиеся к управлению проектами, легко понять, где план управления проектами может оказать положительное влияние — 50% проектов не завершаются вовремя, а 45% проектов выходят за рамки бюджета. План проекта может помочь сократить преднамеренное перерасходование средств и поздний оборот за счет раннего выявления этих проблем.

План проекта может помочь сократить перерасход средств и несвоевременное выполнение работ путем раннего выявления этих проблем.

Попробуйте планы проектов monday.com

Присоединяйтесь к более чем 125 000 команд, использующих monday.com

Начало работы

Как создать план проекта за 6 шагов

Для плана проекта нет жестких правил . Тем не менее, мы рекомендуем вам использовать следующие шесть вопросов в качестве трамплина для его создания.

1. Стоит ли начинать с краткого изложения?

Резюме приводится в начале вашего плана проекта и должно обобщать ключевые моменты плана проекта .В нем следует еще раз указать цель плана проекта, выделить основные пункты плана и описать любые результаты, выводы или рекомендации по проекту.

Несмотря на то, что это начало вашего плана проекта, вы напишете его в последнюю очередь , , поскольку будете выделять основные моменты из остальной части вашего плана.

Он должен быть не длиннее страницы, предлагая краткий обзор:

  • Задачи и задачи проекта
  • Выбранная вами методология/структура проекта
  • Окончательные результаты и критерии приемлемости
  • Основные риски и контрмеры
  • Краткое изложение основных этапов
  • Обзор графика проекта и рисков, связанных с графиком
  • Оценка ресурсов и расходов

Этот моментальный снимок вашего проекта упрощает работу ключевых заинтересованных сторон, которые не принимают активного участия в механике проекта понять это.Для менеджеров проектов сводка служит быстрым напоминанием о ключевой цели проекта, объеме, ожиданиях и ограничениях. Поскольку треть проектов не достигают своих первоначальных целей, важно, чтобы руководители проектов регулярно пересматривали план проекта, чтобы не сбиться с пути.

2. Каков масштаб проекта?

Мало что может быть хуже, чем начинать проект только для того, чтобы он раздулся. Определяя объем проекта, вы устанавливаете границы для дат начала и окончания проекта, а также ожидания в отношении результатов и того, кто утверждает запросы — и что заслуживает одобрения — на протяжении всего проекта.

Это также включает описание потенциальных рисков, связанных с выполнением этих ожиданий, и предоставление контрмер для снижения этих рисков. Очень важно точно определить, кто несет ответственность за отслеживание этих рисков.

Этот шаг поможет вам предотвратить расползание области действия или то, как требования проекта имеют тенденцию увеличиваться в течение жизненного цикла проекта. Организации жалуются, что половина всех их проектов сталкивается с расползанием содержания, но только 27% организаций каждый раз прилагают усилия для создания документа определения объема.

3. Как вы будете структурировать свой проект?

Существует несколько фреймворков, которые вы можете использовать для управления своим проектом, и это повлияет на организацию вашего рабочего процесса и на то, как создаются и распределяются результаты.

Например, если вы используете каскадную структуру, вы будете планировать все заранее, последовательно прорабатывая каждый этап разработки, а специализированные владельцы задач будут выполнять свою работу в определенное время.

Помните, что создание слишком большого количества зависимостей в структуре вашего проекта может негативно сказаться на успехе, поэтому постарайтесь разработать способы автономной работы команд для своевременного достижения результатов.Также полезно учитывать, сколько утверждающих требуется для поддержания порядка, а также для предотвращения узких мест.

Прежде всего, важно установить время для обмена знаниями в команде, чтобы ваши проекты могли быть более успешными. Запишите структуры коммуникации, которые вы будете использовать для поощрения сотрудничества.

4. Какие ресурсы у вас есть?

Определите ресурсы, доступные для этого проекта:

  • Команда
  • Время
  • Бюджет
  • Технология
  • Физические ресурсы

В противном случае вам нужно быть точным, когда вы будете оценивать вы печете торт с неправильными ингредиентами. Руководить этим может менеджер ресурсов или менеджер проекта.

Например, когда в команде есть нужные высококвалифицированные люди, шансы на успех проектов повышаются на 30%. Тем не менее, треть людей не верят, что их команды обладают всеми необходимыми навыками для проекта — верный путь к провалу.

Количество членов команды также важно — если соотношение работы и доступных людей не соответствует норме, пострадают эффективность и качество. Если вы хотите эффективно распределять свои ресурсы, чтобы оправдать ожидания, вам нужно реалистично относиться к ограничениям ресурсов.

Например, это может означать корректировку сроков, если у вас не хватает персонала, или увеличение бюджета, если вам нужно больше специализированного оборудования.

5. Как выглядит ваша временная шкала?

Организации, которые вводят временные рамки в планы проектов, имеют 52% больше шансов на успех. Несмотря на это, 80% проектов не всегда устанавливают базовые графики. Вероятно, поэтому 43% организаций говорят, что редко или никогда не завершают успешные проекты вовремя.

В этом смысле целесообразно добавить в план проекта раздел расписания проекта. Эта часть вашего плана должна установить ожидания относительно того, когда вы будете выполнять работу и как вы будете придерживаться графика или календаря проекта.

Расписание вашего проекта будет немного отличаться в зависимости от того, какую структуру вы выберете.

Задачи, для которых у вас есть статус «Незавершенное выполнение» (WIP), зависят от возможностей вашей команды. В этом разделе вы должны установить максимальное количество незавершенных работ, которые вы можете иметь в каждом столбце в каждый момент времени.

6. Как вы будете управлять изменениями?

Организации ставят контроль над изменениями в число трех главных задач своих проектов. Если вы не укрепите план управления изменениями, ваша команда не будет знать, что делать, когда произойдут незапланированные изменения. В плане управления динамическими изменениями будут указаны шаги, которым необходимо следовать, и лицо, к которому следует обратиться в случае возникновения непредвиденных изменений.

Ключевой частью этого является наличие инструмента управления изменениями. monday.com Work OS обладает достаточной гибкостью, чтобы помочь вам управлять всеми этапами жизненного цикла проекта — от планирования и мониторинга до отчетности и управления ресурсами.Давайте взглянем на несколько наших шаблонов, которые помогут вам начать работу — у нас их более 200!

Начало работы

5 шаблонов планирования проекта, которые помогут вам написать хороший план проекта

Шаблоны monday.com могут быть спасительными, когда дело доходит до визуализации каждого раздела вашего плана проекта, и они облегчают начало работы. Попробуйте эти 5 шаблонов плана проекта, чтобы начать процесс планирования проекта.

1. Структурируйте свой проект

Ищете шаблон общего плана проекта? Эта панель обзора проекта особенно полезна, если вы используете структуру Waterfall.

Используя этот наглядный шаблон от monday.com, вы можете структурировать свои подпроекты по установленным периодам времени и назначать ответственных сотрудников для каждого этапа.

Расставьте приоритеты для каждого проекта и добавьте временную шкалу, чтобы показать, когда ожидаются результаты.

2. Планируйте свои ресурсы

С помощью этого простого в использовании шаблона от monday.com управлять ресурсами очень просто.

Используйте эту информационную панель для организации всех ресурсов проекта — от технологических инструментов до специалистов.

Вы можете распределять ресурсы между отдельными лицами и устанавливать временные рамки, чтобы ваши сотрудники знали, за какие ресурсы они несут ответственность на каком этапе. Добавление местоположения позволяет командам легко узнать, куда передавать ресурсы при переходе от одного этапа к другому, и они могут проверить это в нашем мобильном приложении.

3. Рассчитайте бюджет проекта

Планировать бюджет намного проще, когда вы можете видеть все свои расходы в одном месте.

Вот почему этот шаблон управления стоимостью проекта с понедельника.com невероятно удобен.

Добавьте каждый подпроект и спланируйте предполагаемые затраты, распределив суммы по каждому отделу. Вы можете использовать этот документ для оценки необходимого бюджета и записи утвержденного бюджета проекта. Затем вы можете использовать наши информационные панели или отчеты, чтобы увидеть информацию в другом, более красочном виде.

4. Набросайте график вашего проекта

Спланируйте свои графики с помощью этого шаблона временной шкалы проекта.

Хотя эта панель управления не совсем подходит, если вы работаете с канбан-фреймворком, она идеально подходит для тех, кто работает в фреймворках Waterfall или Scrum.

Для проектов Waterfall добавьте вехи, прикрепите временную шкалу и выделите определенное количество рабочих дней для выполнения задач для каждой вехи.

Отметьте руководителя группы для каждого этапа, чтобы руководители проектов знали, за какие этапы они отвечают.

Во время выполнения проекта команды могут использовать строку состояния для отслеживания хода выполнения. Они также могут добавлять обновления к каждой вехе, нажимая на каждый элемент, что поощряет сотрудничество между командами.

Для проектов Scrum вы можете организовать информационную панель по спринтам, добавляя конкретные задачи по мере их решения.

5. Выясните потенциальные риски проекта

Визуализируйте все масштабы проекта и запланируйте риски в этом шаблоне реестра программных рисков.

Нет ничего лучше, чем яркая система цветового кодирования, чтобы подчеркнуть, какие предметы являются серьезно рискованным бизнесом. Используйте строки состояния с цветовой кодировкой, чтобы проиллюстрировать статус риска, вероятность риска и влияние риска на объем и график вашего проекта.

Вы даже можете классифицировать риски, добавить ответственного за риск и предложить стратегии смягчения последствий.Таким образом, другие члены команды проекта знают, что делать, если эти риски начнут перерастать в настоящие сбои.

Оптимизируйте свой план управления проектами с помощью подходящего инструмента

Планы проектов являются неотъемлемой частью успеха вашей команды.

Несмотря на то, что они ориентированы на детали и сложны, их создание и управление не должны вызывать затруднений. Используйте готовые шаблоны планирования monday.com, которые помогут вам разбить каждый раздел плана на части и отслеживать все в режиме реального времени.

Начало работы

Что такое план проекта? Полное руководство по планированию проекта

Условия планирования проекта

Прежде чем мы углубимся в создание плана проекта, полезно ознакомиться с некоторыми терминами, с которыми вы столкнетесь.Вот список общих терминов, которые вы встретите в этом руководстве.

  • Результат: Результаты проекта, такие как продукт, услуга, отчет и т. д.
  • Заинтересованное лицо: Любое лицо, заинтересованное в проекте — менеджер проекта, спонсор проекта, члены команды, клиенты и т. д.
  • Задания: Небольшие задания, ведущие к конечному результату.
  • Веха: Конец одной фазы проекта и начало следующей.
  • Ресурсы: Все, что вам нужно для завершения проекта, например персонал, припасы, материалы, инструменты, люди и многое другое.
  • Бюджет: Оценка общих затрат, связанных с завершением проекта.
  • Отслеживание и мониторинг: Сбор данных проекта и обеспечение того, чтобы они отражали запланированные вами результаты.

Этапы планирования проекта

Процесс планирования проекта имеет решающее значение для успеха вашего проекта, и как руководитель проекта вы должны думать обо всех элементах, составляющих ваш план управления проектом, таких как работа, время, ресурсы и риски.

Теперь мы проведем вас через основных этапа планирования проекта :

  1. Изложить экономическое обоснование
  2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами
  3. Определить объем проекта
  4. Собрать команду проекта
  5. Определить бюджет проекта
  6. Установить цели и задачи проекта
  7. План результатов проекта
  8. Создать расписание проекта
  9. Назначайте задачи членам вашей команды
  10. Проведите анализ рисков
  11. Создайте свой план проекта
  12. Сообщите о своем прогрессе

Следуя этим шагам планирования проекта, вы проясните, чего вам нужно достичь, разработаете процессы, необходимые для достижения этой цели, и разработаете план действий о том, как вы собираетесь продвигать этот набросок плана проекта.

1. Опишите экономическое обоснование

Если у вас есть проект, значит, для него есть причина — это ваше экономическое обоснование. В бизнес-кейсе излагаются причины, по которым проект инициируется, его преимущества и окупаемость инвестиций. Если есть проблема, которая решается, то эта проблема описана здесь. Экономическое обоснование будет представлено тем, кто принимает решения в вашей организации, с объяснением того, что необходимо сделать и как, наряду с технико-экономическим обоснованием для оценки практичности проекта.Если одобрено, у вас есть проект.

2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами

У каждого проекта есть заинтересованные стороны, те, кто кровно заинтересован в проекте. От тех, кто получает от этого прибыль, до членов команды проекта, которые несут ответственность за его успех. Поэтому любой менеджер проекта должен определить, кто эти ключевые заинтересованные стороны в процессе планирования проекта, от клиентов до регулирующих органов. Встреча с ними имеет решающее значение для получения более четкого представления о том, что должен включать в себя план управления проектом и что ожидается от конечного результата.

3. Определение содержания проекта

Это относится к работе, необходимой для достижения целей проекта и получения необходимых результатов. Масштаб проекта должен быть определен и организован в виде структурной декомпозиции работ (WBS). Таким образом, объем проекта включает в себя то, что вы должны сделать в проекте (результаты, промежуточные результаты, рабочие пакеты, действия, задачи), а также то, что не является существенным. Последнее важно для плана проекта, потому что знание того, что не имеет высокого приоритета, помогает избежать расползания масштаба; то есть использование ценных ресурсов для чего-то, что не является ключом к успеху вашего проекта.

4. Соберите команду проекта

Вам понадобится квалифицированная проектная группа, которая поможет вам создать план проекта и успешно его выполнить. Целесообразно собрать разнообразную группу опытных профессионалов, чтобы создать междисциплинарную команду, которая видит ваш план управления проектом с разных точек зрения.

5. Определите бюджет проекта

После того, как вы определите объем своего проекта, у вас будет список задач, которые необходимо выполнить для успешной реализации вашего проекта.Для этого вам понадобятся такие ресурсы, как оборудование, материалы, человеческий капитал и, конечно же, деньги. Бюджет вашего проекта оплатит все это. Первым шагом к созданию бюджета проекта является оценка затрат, связанных с каждой задачей. После того, как у вас есть эти оценочные затраты, вы можете установить базовый уровень затрат, который является основой для бюджета вашего проекта.

6. Установите цели и задачи проекта

Цели и задачи — это разные вещи, когда речь идет о планировании проекта. Цели — это результаты, которых вы хотите достичь, и обычно они носят широкий характер.Цели, с другой стороны, более конкретны; измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения цели. При создании плана проекта цели и задачи естественным образом вытекают из бизнес-кейса, но на этом этапе вы углубляетесь в детали. В некотором смысле вы корректируете цели, изложенные в бизнес-кейсе, и создаете четко определенные задачи. Эти цели и задачи собраны в уставе проекта, который вы будете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.

7. Описание результатов проекта

У проекта может быть множество результатов.Результатом может быть товар, услуга или результат, необходимые для выполнения задачи, процесса, этапа, подпроекта или проекта. Например, конечный результат является причиной проекта, и как только этот результат будет получен, проект будет завершен. Как определено в рамках проекта, проект состоит из подпроектов, фаз, пакетов работ, действий и задач, и каждый из этих компонентов может иметь результат. Первое, что нужно сделать, — это определить конечный результат и как вы узнаете, что качество соответствует ожиданиям ваших заинтересованных сторон. Что касается других результатов проекта, они также должны быть определены, и кто-то в команде должен нести ответственность за их успешное выполнение.

8. Создайте расписание проекта

График проекта — это то, на чем все держится. От ваших задач до вашего бюджета — все определяется временем. Расписания составляются путем сбора всех задач, необходимых для достижения конечного результата, и их размещения на временной шкале проекта, которая заканчивается в установленный вами срок. Это может привести к неконтролируемой работе впереди, поэтому графики разбиты на этапы, обозначенные вехами, которые отмечают конец одного этапа проекта и начало следующего.

9. Назначьте задачи членам вашей команды

План установлен, но он все еще существует в абстрактном виде, пока вы не возьмете задачи из своего расписания и не начнете распределять их между членами вашей команды. Их роли и обязанности должны быть четко определены, чтобы они знали, что делать. Затем, когда вы назначаете им задачи из своего плана, они должны быть четкими, с указаниями и любой сопутствующей документацией, которая им потребуется для выполнения задач.

10. Проведите анализ рисков

Каждый проект имеет определенный уровень риска.Существует несколько типов риска, таких как риск объема, технические риски и риск графика, среди прочих. Даже если ваш план проекта является тщательным, внутренние и внешние факторы могут повлиять на время, стоимость и объем вашего проекта (тройное ограничение). Таким образом, вы должны рассматривать свое планирование как гибкое. Есть много способов подготовиться к риску, например разработать план управления изменениями, но на данный момент самое важное — это отслеживать свой прогресс на протяжении всего этапа выполнения, используя отчеты о состоянии проекта и/или программное обеспечение для планирования проектов для мониторинга рисков. .

11. Создайте свой план проекта

Как обсуждалось выше, план управления проектом — это документ, состоящий из нескольких элементов. Прежде чем мы перейдем к подробному объяснению каждого из них, важно понять, что вы должны включить их все, чтобы иметь надежный план проекта. Компоненты, которые вам понадобятся, могут различаться в зависимости от вашего проекта, но в общих чертах вам понадобятся следующие основные документы для создания плана управления проектом:

.
  • Устав проекта
  • График проекта
  • Бюджет проекта
  • Описание содержания проекта
  • План управления рисками
  • План управления изменениями
  • План управления затратами
  • План управления ресурсами
  • План взаимодействия с заинтересованными сторонами

12.Сообщите о своем прогрессе

Ваша конечная цель — обеспечить успешный проект для ваших заинтересованных сторон. Они вложены и не будут удовлетворены тем, что будут вертеть пальцами, не просматривая отчеты о статусе проекта, чтобы отслеживать прогресс. Построив структурную декомпозицию работ (WBS) на этапе планирования проекта, вы можете разбить проект для них, чтобы они поняли, как будет выполняться ваш план проекта. Информирование заинтересованных сторон важно для управления их ожиданиями и обеспечения их удовлетворенности. Регулярные встречи, на которых вы представляете отчеты о проделанной работе, — отличный способ показать им, что все идет по плану, и задать любые вопросы или проблемы, которые могут у них возникнуть. В вашем плане управления заинтересованными сторонами будет указано, как вы будете привлекать заинтересованные стороны к проекту.

Как создать план проекта с помощью ProjectManager

Программное обеспечение для планирования проектов — это инструмент, который помогает планировать, организовывать и управлять расписанием и ресурсами, необходимыми для завершения проекта. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты от планирования до завершения.Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию и следуйте инструкциям, чтобы составить подробный план проекта, учитывающий каждую деталь.

1. Перечислите свои задачи для плана

Задачи — это строительные блоки любого проекта, и начало любого плана — это определение всех задач, которые приведут к конечному результату.

Откройте инструмент, чтобы добавить свои задачи на диаграмму Ганта или в одно из других представлений проекта. Вы можете импортировать список задач из любой электронной таблицы или использовать для начала один из наших шаблонов.

2. Добавьте продолжительность и стоимость к задачам

Каждая задача имеет расчетную продолжительность, то есть время, необходимое для ее выполнения. Они также потребуют определенной суммы финансирования, которую необходимо собрать, чтобы сформулировать свой план.

Добавьте даты начала и окончания каждой задачи в диаграмму Ганта, и они заполнят временную шкалу проекта, чтобы вы могли видеть весь проект в одном месте. Также есть столбец для стоимости задач.

3. Связать зависимые задачи

Задачи не всегда отделены друг от друга.Часто одно не может начать или остановиться, пока другое не запустится или не остановится. Это называется зависимостью от задачи и должно быть отмечено в вашем плане.

Свяжите зависимые задачи, перетащив одну на другую. Пунктирная линия указывает на то, что они связаны, так что вы всегда будете в курсе этого факта и сможете избежать узких мест позже в проекте.

4. Установите этапы и базовый уровень

Веха указывает на конец одной фазы и начало другой, что помогает в отслеживании и моральном духе. Базовый уровень устанавливает ваш план, чтобы вы могли сравнить его с фактическим прогрессом.

В диаграмме Ганта есть фильтр, который автоматически устанавливает базовый уровень, так что вы можете использовать его для отслеживания фактического прогресса в соответствии с планом. Базовую линию также можно зафиксировать одним щелчком мыши.

5. Бортовая команда и назначение

Объединение команды и инструмента — вот как реализуется план проекта. Чем проще и плавнее будет этот переход, тем быстрее вы приступите к работе над проектом.

Пригласите свою команду из программы, и она создаст электронное письмо со ссылкой.Как только они перейдут по этой ссылке, они окажутся в системе и получат доступ к инструментам, необходимым им для управления своими задачами.

6. Мониторинг прогресса и отчетность перед заинтересованными сторонами

Отслеживание вашего прогресса, а затем информирование заинтересованных сторон — это и способ оставаться на правильном пути, и управлять ожиданиями заинтересованных сторон.

Следите за ходом выполнения на нашей информационной панели в режиме реального времени, которая вычисляет данные и отображает их по шести показателям проекта. Отчеты можно фильтровать и делиться ими для более глубокого изучения этих цифр.

7. Скорректируйте план по мере необходимости

Ни один план не остается неизменным на протяжении всего проекта. Что-то происходит, и требуются изменения. Таким образом, возможность легко редактировать свой план является ключом к процессу планирования проекта.

Редактируйте свой план на диаграмме Ганта простым перетаскиванием. Переместите старую дату на новую дату, и не только эта задача будет исправлена, но и любые затронутые задачи также будут автоматически обновлены.

ProjectManager — отмеченное наградами программное обеспечение, помогающее менеджерам планировать и организовывать команды.Диаграммы Ганта контролируют все аспекты вашего плана проекта, от планирования до назначения задач и даже отслеживания хода выполнения. Несколько представлений проекта обеспечивают прозрачность рабочего процесса и предоставляют всем инструменты, необходимые для достижения наилучшего результата.

Готовы составить свой план? Попробуйте ProjectManager сегодня с бесплатной 30-дневной пробной версией.

Руководитель проекта отвечает за составление плана проекта, и, хотя вы не можете составить весь контент самостоятельно, вам придется стучать по клавишам, чтобы все это напечатать.Используйте шаблоны там, где это возможно, чтобы сэкономить время. Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта и напишите свой план в два раза быстрее!

Какова цель плана управления проектом?

Цель плана управления проектом — служить руководством для этапов выполнения и контроля. План проекта предоставляет всю информацию, необходимую для этапа выполнения, такую ​​как цели проекта, задачи, объем работ, этапы, риски и ресурсы. Затем эта информация помогает руководителям проектов отслеживать и контролировать ход выполнения проекта.

Сначала мы планируем сэкономить время позже. Хороший план проекта означает, что вам не нужно беспокоиться о том, будут ли участники проекта доступны в нужные даты, потому что вы запланировали их присутствие. Вам не нужно беспокоиться о том, как оплатить эти счета — вы спланировали свой финансовый процесс. Вам не нужно беспокоиться о том, согласны ли все с тем, как выглядит качественный результат — вы уже спланировали, какие меры качества собираетесь использовать.

Хороший план проекта устанавливает процессы, которым должны следовать все, что позволяет избежать многих головных болей в дальнейшем.Например, если вы укажете, что оценки будут подготовлены экспертами в предметной области на основе их суждений, и это будет одобрено, позже никто не сможет пожаловаться на то, что они хотели, чтобы вы использовали другой метод оценки. Они знали о сделке с самого начала.

Планирование упрощает работу.

Планы проектов также очень полезны для отслеживания прогресса. Вы можете вернуться к ним и проверить, что, по вашим словам, вы собираетесь делать и как, сравнив это с тем, что вы делаете на самом деле.Это дает вам хорошую проверку реальности и позволяет вам изменить курс, если вам нужно, возвращая проект в нужное русло.

Такие инструменты, как информационные панели, помогут вам убедиться, что ваш проект идет по плану. ProjectManager имеет панель мониторинга в реальном времени, которая автоматически обновляется при обновлении задач.

Элементы плана проекта

Уже обсуждавшийся процесс планирования проекта лишь поверхностно касается того, что является глубоким колодцем практик, созданных для управления вашим проектом.Они начинаются с диалога — общения с заинтересованными сторонами, командами и т. д.

Результатом этапа планирования является документ, называемый планом проекта. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — Пятое издание говорит о том, что план проекта состоит из множества вспомогательных планов. К ним относятся:

  • Описание содержания проекта для определения всех задач и результатов, необходимых для завершения проекта
  • План управления рисками для работы с проектными рисками, включая процессы регистрации и отслеживания рисков
  • План управления изменениями для управления любыми изменениями, которые будут внесены в план проекта
  • План управления затратами для управления затратами и элементами бюджета проекта, включая любые закупки или обязательства поставщиков, которые у вас могут быть
  • План управления ресурсами для управления материальными ресурсами, такими как оборудование и человеческие ресурсы в команде, как с точки зрения доступности, так и навыков
  • План управления заинтересованными сторонами, определяющий, кто будет получать сообщения о проекте, когда и в каком формате
  • План качества, определяющий целевые показатели качества для проекта

Очень много документации.

На самом деле вы редко будете создавать их как отдельные документы. Что вам нужно, так это план проекта, в котором рассказывается о важных элементах каждого из них. В любом случае нет смысла создавать большой документ, в котором точно описывается, как работает ваш бизнес. Если у вас уже есть структурированный процесс управления рисками, не тратьте время на повторную запись всего этого в плане проекта.

Ваш план управления проектом должен включать достаточно информации, чтобы вы точно знали, какие процессы и процедуры необходимо соблюдать и кто должен быть задействован.Получите одобрение плана проекта заинтересованными сторонами, спонсором проекта и вашей командой, чтобы потом не было сюрпризов. Как объяснялось выше, диаграммы планирования проекта и методы, такие как диаграммы Ганта, CPM, WBS или PERT, могут помочь вам создать план проекта.

Сколько времени занимает этап планирования проекта?

Трудно ответить. Планирование посадки на Луну займет больше времени, чем новое приложение для знакомств.

Лучший способ оценить, сколько времени займет этап планирования вашего проекта, — это посмотреть на аналогичные проекты, которые были реализованы ранее, и посмотреть, сколько времени ушло на их планирование.Поговорите также с руководителем проекта, если можете, потому что у них будет мнение о том, было ли достаточно этого периода времени или нет!

Легко увидеть, сколько времени заняли другие проекты, если у вас есть инструмент управления проектами, который архивирует ваши старые графики проектов и делает данные доступными для всех, кто в них нуждается. Затем вы можете искать похожие проекты и детально изучать их графики.

Методы процесса планирования проекта

План проекта — это разработка того, что и как делать, поэтому вам нужно привлечь много людей.Есть несколько хороших инструментов и методов для получения информации от других людей, в том числе:

  • Мастерские
  • Индивидуальные встречи или интервью
  • Опросы или фокус-группы для сбора и проверки требований.

Вам также следует вооружиться инструментом управления задачами, например списком или доской канбан. Они невероятно полезны для записи важных вещей, которые должны быть в вашем плане проекта. Программное обеспечение для канбан-досок может помочь структурировать ваш план, записывая ключевые заголовки, а затем перемещая их по мере необходимости, пока вы не получите правильный поток.

Наконец, вам понадобится онлайн-система управления проектами для хранения вашего плана управления проектом. Убедитесь, что каждый в команде может получить доступ к последней версии плана проекта.

Как управлять планом проекта

Ваш план проекта — это не документ, высеченный на камне. Вы должны возвращаться к нему и вносить в него изменения так часто, как вам нужно. Его части, такие как расписание вашего проекта, будут меняться почти ежедневно. Другие части, такие как ваши планы закупок и процессы управления затратами, вообще не изменятся в течение жизни вашего проекта.

Важно помнить, что если ваш план управления проектом не работает для вас, подумайте, что вы можете сделать, чтобы изменить его. Он должен направлять ваше управление проектами, а не мешать вам делать правильные вещи. Если вам нужно проверить, как вы управляете рабочими и проектными ресурсами, вернитесь и просмотрите его. Внесите необходимые изменения, снова получите одобрение плана и поделитесь им с командой.

Как составить план проекта, если у вас нет ответов на все вопросы

Да, такое случается – в большинстве случаев! В начале проекта редко бывает вся информация.Большинство менеджеров хотят, чтобы вы погрузились в работу и приступили к работе, но вы можете не позволить себе роскошь знать все детали.

Все в порядке; у нас есть методы, помогающие справиться с неопределенностью.

Во-первых, это предположение проекта. Вы используете их, чтобы внести оговорки в свой план и задокументировать то, что вы считаете верным на данный момент времени. Например:

  • Мы предполагаем, что ресурсы будут доступны.
  • Мы предполагаем, что необходимое финансирование имеется.
  • Мы предполагаем, что запрошенные цвета будут соответствовать бренду компании и что маркетинговая подпись не требуется.

Вы поняли. Затем, если команда дизайнеров возвращается и говорит, что они хотят, чтобы продукт представлял собой совершенно новую палитру цветов и что маркетинг должен одобрить это, вы вправе сказать, что вам придется изменить временные рамки в графике, чтобы сделать это возможно.

Вы планировали, основываясь на предположении (с которым все согласились, потому что документ был одобрен), и это предположение оказалось неверным.

Следующие шаги для планирования проекта

Самое главное, о чем следует помнить, это то, что вы не должны торопить процесс планирования проекта.При правильном выполнении планирование проекта требует времени. И это стоит делать правильно, потому что если вы этого не сделаете, мы гарантируем, что вы столкнетесь с проблемами позже, потому что люди не будут понимать, что они должны делать и почему.

Хорошее планирование настраивает вас на успех. Это дает вам уверенность в том, что у вас есть все необходимые процессы, инструменты и системы для достижения идеального результата.

Теперь, когда вы узнали все о планировании проекта, пришло время действовать. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager и начните планировать свой проект уже сегодня!

Начать бесплатную пробную версию

 

Как сделать простой проект Планируйте и срывайте сроки

Планирование проекта настолько сложно, насколько и сложно! Вы имеете дело с огромным объемом информации и стрессовыми дедлайнами.Это также требует определенного уровня знаний или применения навыков и знаний в области управления проектами.

Из-за проблем, связанных с планированием и реализацией проектов, некоторые источники утверждают, что 7 из каждых десяти проектов терпят неудачу.

На самом деле, только 2,5% компаний доводят 100% своих проектов до 100% завершения, другими словами; почти никто не доделывает все что задумал до . А по данным Harvard Business Review, экономика США ежегодно теряет до 150 миллиардов долларов из-за провальных ИТ-проектов.

По сути просто сжигание денег.

Конечно, составить эффективный план проекта может быть непросто, но возможно. Создание идеального плана проекта начинается с простоты. Речь идет о понимании основ проекта и упрощении процесса.

«Знание — это процесс накопления фактов; мудрость заключается в их упрощении».

Мартин Х. Фишер

Имея это в виду, вот как составить простой план проекта.

Что такое план проекта?

Перво-наперво; что такое план проекта? В чистом виде план проекта представляет собой документ, определяющий цели, задачи и объем проекта. Это первый и, пожалуй, самый важный шаг в управлении проектами. Он пытается ответить на такие вопросы, как: 

  • О чем проект и каковы действия/задачи?
  • Как вы будете достигать целей?
  • Каков график работы? И есть ли этапы завершения?
  • Кто чем занимается?

Если ваш план проекта отвечает на эти фундаментальные вопросы, вы на правильном пути. Это основа того, как составить простой план.

Зачем составлять простой план проекта?

Подождите… какой смысл составлять простой план проекта? Что не так с обычными планами? И что еще более важно, как это может помочь вам? Что ж, ответ довольно «простой». Простой план проекта позволяет: 

  • Четко видеть общую картину : Простой план проекта позволяет лучше наметить необходимые процессы и этапы. Это позволяет вам действовать стратегически — с более четким видением более широкой картины.
  • Экономьте драгоценное время : Не привыкайте слишком усложнять задачи. Простота экономит время! А в управлении проектами каждая сброшенная секунда означает большую экономию денег.
  • Убедитесь, что вы не пропускаете основы : избавляет от беспорядка, т. е. от ненужных деталей, которые незначительно влияют на успех проекта. Это позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно.
  • Помочь вам лучше предвидеть препятствия : Поскольку вы можете ясно видеть более широкую картину и сосредоточились на основах, единственное логичное последующее действие — это способность предвидеть препятствия в процессе управления вашим проектом. А в бизнес-ландшафте, где проекты терпят неудачу с поразительной скоростью, это может оказаться ключом к вашему успеху.

Вот как составить простой план проекта

Теперь, когда вы лучше понимаете, почему важен простой план проекта, давайте углубимся в то, как вы можете его создать, включая некоторые лайфхаки, чтобы сократить сроки, как профессионал. ( PS: В соответствии с мантрой «простоты» я постараюсь максимально упростить процесс ).

  • ШАГ 1. Запишите цели проекта

Знаете ли вы, что 37% проектов терпят неудачу из-за отсутствия четких целей? По этой причине вы всегда должны начинать с четких целей и общего понимания проекта.Какова цель проекта? Какие ресурсы находятся в вашем распоряжении? Каковы результаты? И каков наилучший подход к получению результатов? Чрезвычайно четкие цели проекта закладывают основу для вашего плана проекта.

  • ШАГ 2. Создание временной шкалы

У вас есть хорошее представление о масштабах и целях вашего проекта; Далее создается временная шкала. Хорошо составленная временная шкала служит руководством для всего процесса управления проектом, что делает ее самой важной частью плана проекта.Он показывает предполагаемое время, которое каждый член вашей команды должен потратить на выполнение конкретной задачи. Если что-то не так с вашим графиком — весь проект тоже обречен.

Обратите внимание, что проекты имеют свойство меняться в зависимости от различных обстоятельств. Таким образом, вы можете быть вынуждены время от времени корректировать временную шкалу или даже отодвигать окончательный срок завершения.

  • ШАГ 3. Назначение задач 

Представляем самую трудоемкую и трудоемкую часть составления плана проекта – постановку задач .При работе с крупными проектами вам придется столкнуться с проблемой понимания того, кто для чего лучше всего подходит, и с каким объемом работы каждый член вашей команды может справиться, не перегружая их.

Правильное выполнение этого шага может превратиться в бесшовный проект, в то время как неразбериха — это средство от повторных назначений и напрасной траты времени. Чтобы упростить процесс, каждый член вашей команды должен подходить к поставленным задачам как к своему личному проекту. По мере того, как люди выполняют свои «проекты», они будут вносить свой вклад в общую картину — шаг за шагом.

  • ШАГ 4. Установка важных вех

Вехи позволяют разделить проект на более простые и достижимые сегменты. В зависимости от масштаба вашего проекта вы можете рассматривать каждую из этих вех как отдельный проект, используя разные стратегии, бюджеты и результаты. Имейте в виду, что вехи должны быть тесно связаны с графиком проекта, поставленными задачами и целью.

  • ШАГ 5. Составьте контрольный список

Как вы отслеживаете прогресс или обязанности? Как узнать, какое действие или веха будет следующей, включая те, которым следует отдать приоритет? Простой; создать контрольный список!

Это позволяет вам или другим членам команды беспрепятственно перемещаться по всему проекту. Это также служит источником мотивации для улучшения результатов вашего проекта.

  • ЭТАП 6. Выявление и оценка возможных рисков

Независимо от того, насколько хорошо вы планируете проект, всегда есть место для рисков — предотвратимых или неизбежных. Некоторые общие риски включают в себя; неожиданные изменения бюджета, отсутствие сотрудничества внутри команды, плохая коммуникация, конфликт обязанностей и неуместные оценки проекта (т.д., время, бюджет и объем).

Хитрость в уменьшении этих рисков и повышении шансов на успех заключается в вашей подготовке. Обязательно определите или оцените возможные риски и разработайте эффективные резервные планы для их снижения.

Последний шаг в составлении простого плана проекта — это путешествие вперед. Сохраняйте позитивный настрой на то, что план вашего проекта будет реализован, и что вы не попадете в статистику «провалов проекта».

Уловки и приемы, позволяющие сократить сроки с помощью простого плана проекта

 Вы ловите себя на том, что просматриваете лавину документов, гонясь за временем? Срочность времени держит нас в напряжении, заставляя нас постоянно сверять часы с абсолютной нетерпимостью ко всему, что занимает секунду нашего времени.

Однако быстро приближающиеся сроки проекта являются источником стресса и некачественной работы. Согласно статье, опубликованной в журнале Entrepreneur , исследователи предполагают, что спешка наносит ущерб рациональному принятию решений, концентрации внимания и даже здоровью. Это создает иллюзию, что вы заняты, хотя на самом деле вы бежите на месте, а не вперед.

Чтобы избежать этой ловушки «срочности» в процессе управления проектами, вам нужно научиться расставлять приоритеты задач.Вот несколько приемов для составления простых планов проектов, которые сократят сроки: 

  • C выберите наиболее важные задачи (MITs) : Какие задачи являются наиболее важными в вашем проекте? Какие из них больше всего способствуют достижению целей вашего проекта? Какими бы они ни были, расставьте приоритеты!

    По словам автора книги Zen Habits , MIT — это то, что вы должны обязательно делать, независимо от того, что еще вы запланировали. Рассмотрите возможность включения этого подхода в график проекта и назначение задач.
  • Используйте программное обеспечение для управления проектами : программное обеспечение для управления задачами/проектами имеет множество функций, включая напоминания о сроках, обзоры в реальном времени, доски Канбан и диаграммы Ганта. Эти инструменты управления проектами упрощают процесс планирования проектов, позволяя вам сокращать сроки и более эффективно достигать поставленных целей.

Taskworld превыше всего ценит простоту и ясность — вот почему у нас есть 4,5/5 на Capterra с более чем 200 отзывами.

Три самых распространенных слова, которые люди используют, чтобы описать нас?

Интуитивный. Гибкий. Мощный.

Мы упростили создание простого плана проекта.
  • Внедрение принципа Парето : Согласно принципу Парето, 20% вашей работы часто дают 80% результатов. Идея состоит в том, чтобы определить задачи, которые обеспечивают наибольшую ценность, и отфильтровать непродуктивные действия. Применяя эту идею на этапе планирования проекта, вы можете расставить приоритеты для задач и этапов, которые наиболее важны для достижения лучших результатов проекта.
  • Научитесь искусству делегирования полномочий : Проблемы с заданием? Почему бы вам не делегировать это тому, кто лучше подходит для реализации? Вместо того, чтобы тратить часы драгоценного времени на борьбу с чем-то, в чем вы явно не разбираетесь, найдите кого-нибудь, кто поможет вам сорвать сроки. Если это крупный проект, это может включать в себя найм подрядчиков для решения технических задач.
  • Сосредоточьтесь на форме, а не на финишной черте : Цель любого проекта — его завершение, но это не должно быть вашей основной задачей.Отвлекитесь от финиша и сосредоточьте все свое внимание на текущем моменте. Выполняя каждую текущую задачу, вы сделаете намного больше.

Ключи на вынос 

Как показано в руководстве « как составить простой план проекта », создание удачного плана проекта не должно быть слишком сложным. Вам не нужно быть гуру или жертвовать своими выходными — вам нужно только понять основные шаги. Это, в сочетании с несколькими советами и хитростями, позволяющими сократить сроки, повышает ваши шансы на успех.

Помните; G oals – T imeline – A ssign Tasks – M ilestones – A Activity Checklist – R isk Evaluation – C rushing it ( простой план проекта!

По словам Исаака Ньютона, « Природа любит простоту. И природа не пустышка ».

Как создать план управления проектом (шаг за шагом)

Вот как создать план управления проектом, даже если у вас нет опыта в этом.

Независимо от того, являетесь ли вы только что нанятым менеджером проекта или тем, кто годами побеждает в игре, наличие правильного плана имеет важное значение для успеха вашего проекта. В конце концов, когда у вас все обрисовано в общих чертах и ​​аккуратно организовано, у вас гораздо больше шансов управлять проектом, который идет гладко от начала до конца.

Плохая новость: именно этот шаг, фактическое создание плана, ставит многих менеджеров в тупик. К счастью, с помощью сегодняшней статьи вы не попадете в эту ловушку.Я покажу вам все, что вам нужно знать о том, как создать план управления проектом, чтобы у вас была дорожная карта для работы.

Мы рассмотрим, как:

Итак, приступим.

Хотите узнать больше?

Поднимите свои навыки управления проектами на новый уровень с нашей подробной (и бесплатной) электронной книгой!

Как создать план управления проектом

Выполните следующие восемь шагов, чтобы создать надежный план управления проектом с нуля:

Шаг 1. Определите цель проекта

Чтобы построить что-то существенное, первый шаг, который вам нужно сделать, — это создать правильный фундамент.

Задайте себе эти вопросы, чтобы заложить основу:

  1. Почему вы создаете этот проект?
  2. Какова цель этого?
  3. Как это повлияет на ваши заинтересованные стороны?
  4. А как насчет вашей команды?

И чтобы помочь вам ответить на них, убедитесь, что вы делаете следующее:

Исследование и домашнее задание
  • Возможно, у вас уже есть хорошее представление о том, почему вы создаете этот проект, но важно подтвердить это исследованиями.
  • Как сейчас дела у вашей компании? Что работает? Что не работает?
  • Достаточно ли доступных ресурсов? Что еще нужно?
  • Выясните реальную проблему и получите глубокое понимание текущей механики, прежде чем пытаться ее улучшить.
Встретьтесь с вашей командой для обратной связи
  • Встретьтесь со всеми, кто может быть вовлечен в этот проект на этом этапе. Прежде чем сузить круг вопросов, обязательно поговорите со всеми сотрудниками, которые будут участвовать в этом проекте.
  • Вам нужно смотреть на вещи с их точки зрения, чтобы у вас были все ваши утки подряд, когда придет время представить план вашим заинтересованным сторонам.
  • После того, как вы позаботитесь об этом, вы сможете с уверенностью встречаться со своими заинтересованными сторонами.
Выяснить, кто является заинтересованным лицом
  • Конечно, у вас может быть Совет директоров или другие заинтересованные лица, но не забывайте, что это не единственные люди, которых следует учитывать.
  • Ваши клиенты и сотрудники также могут быть участниками этого проекта.
  • Короче говоря, любой, кого могут затронуть эти изменения, является заинтересованным лицом и должен считаться таковым.
  • После того, как вы определите свое «почему» и встретитесь со своей командой и всеми важными заинтересованными сторонами, вы готовы установить свои приоритеты и цели.
Определение приоритетов
  • Прежде чем приступить к поставленным целям, сначала рассмотрите свои приоритеты. Что здесь важнее? Что может отойти на второй план?
  • Определите свои приоритеты, прежде чем переходить к окончательной формулировке целей.
Ставьте перед собой четкие цели
  • Когда вы со всем этим справитесь, вы будете готовы ставить перед собой конкретные, измеримые цели.
  • Эти цели служат основой вашего плана управления проектом, поэтому очень важно, чтобы вы потратили достаточно времени на их определение, прежде чем переходить к остальным шагам.

Вам нужно будет ответить:

  1. Чего ты надеешься здесь добиться?
  2. Как вы это измерите?
  3. Что считается успехом?

Собрав эту важную информацию, вы сможете наметить масштаб своего проекта.

Шаг 2. Наметьте область действия

Если бы вы сравнили свой план управления проектом со строительством дома, вашим первым шагом был бы бетонный фундамент.

Этот следующий шаг представляет собой план того, как все будет сделано и как будет выглядеть ваш проект, когда он будет запущен.

Прежде чем продолжить, ответьте на следующие вопросы:

Каков ваш бюджет?
  • Прежде чем приступить к разработке сложного проекта, который недосягаем, вам необходимо сначала обдумать свой бюджет.И я имею в виду не только ваши финансовые вложения.
  • Вы также должны учитывать другие ценные ресурсы, такие как время и рабочая сила. Сколько из них вы можете позволить себе использовать?
  • Определите свой бюджет с точки зрения финансовых вложений, времени и необходимых ресурсов. Только тогда вы сможете создать реалистичный объем проекта, что также является вашим следующим шагом.
Каков объем вашего проекта?
  • Как и в случае с постановкой целей, важно довести проект до нужных пределов.Вы не хотите заходить так далеко, что ваша команда не сможет достичь своих целей, но вы также не хотите создавать проект, который не принесет многого.
  • Чтобы помочь найти правильный баланс, создайте четкое описание проекта, в котором будут указаны все детали — как крупные, так и мелкие.
  • Масштаб вашего проекта должен также включать ваши результаты и график поставок.
  • Чтобы узнать больше о том, как удерживать объем вашего проекта в рамках, ознакомьтесь с нашим подробным руководством по расширению объема.
Каковы ваши результаты?
  • Каждый в вашей команде должен знать, что нужно доставить и когда. Указав это в рамках своего проекта, вы сделаете именно это.
  • Этот список результатов не только создает рабочий процесс, которому может следовать каждый, но и помогает всем не сбиться с пути.
  • Вы также покажете заинтересованным сторонам или клиентам, чего они могут ожидать, что естественным образом встраивает подотчетность в ваш план управления проектом.
  • Итак, когда вы подсчитали все результаты, за которые вы несете ответственность, вашей следующей задачей будет составление графика результатов.
Каков ваш график поставок?
  • Крайне важно, чтобы вы не давали слишком много обещаний на этом этапе. Сделайте это, и ваша команда будет карабкаться на протяжении всего проекта, а качество ваших результатов пострадает.
  • Лучше использовать результаты исследования, проведенного на шаге 1, для уточнения реалистичного графика доставки.
  • Если ваше исследование показало, что на выполнение задачи требуется 2 недели, не стоит давать вашей команде всего несколько дней и надеяться, что все каким-то образом встанет на свои места в более короткие сроки.
  • Также разумно добавить буфер к любым областям, в которых вы не уверены, просто на всякий случай. Это дает вашему проекту и вашей команде передышку, необходимую для правильного выполнения работы.
  • Если вы беспокоитесь о том, что ваши заинтересованные лица будут обеспокоены количеством необходимого времени, заверите их, что для того, чтобы сделать работу правильно с первого раза, нужно столько времени.В противном случае вы застрянете, перерабатывая вещи на месяцы вперед.
  • Теперь, когда у вас есть все наброски, вы готовы создать первый набросок своего плана проекта.

Шаг 3. Разработайте схему или план

Ваш следующий шаг — составить схему и план действий на основе всего, что вы уже узнали.

Хотя на данный момент это только первый набросок, стоит доработать как можно больше (как если бы это была настоящая вещь), чтобы избежать многочисленных исправлений.

В этот план включите проект:

  1. «Почему»
  2. голов
  3. Заинтересованные стороны
  4. Бюджет
  5. Объем
  6. Результаты
  7. График поставки

Вы также должны включить страницу о своем исследовании, чтобы выделить самые важные ключевые выводы и обсудить, как они повлияли на ваш план управления проектом.

Отшлифуйте свой документ, добавьте несколько элементов фирменного стиля, и вы будете готовы поделиться им со своей командой.

Шаг 4. Поделитесь этой первоначальной идеей со своей командой

Прежде чем вы слишком взволноваетесь и отправите свой документ всем заинтересованным сторонам, вам нужно заранее согласовать его с вашей командой.

Многие менеджеры проектов пропускают этот шаг из соображений экономии времени, и это серьезная и дорогостоящая ошибка.

Когда между первоначальным планом и тем, как выполняется работа, возникает несоответствие, вы столкнетесь с несколькими препятствиями на этом пути.

Вам лучше согласовать этот проект плана со своей командой, прежде чем он попадет на стадию утверждения.

Это гарантирует, что ваш проект будет работать так гладко, как вы мечтали.

Итак, на этом этапе проведите стартовое совещание по адресу:

  • Объясните все тонкости проекта
  • Сообщите вашей команде, что от них ожидается и когда
  • Устранить любые перегибы, которые могут возникнуть

Особенно важно обратить внимание на последний пункт.

Как бы вы ни старались охватить все свои базы, в любом проекте неизбежно всплывают сбои.

Но при правильном планировании вы минимизируете проблемы настолько, насколько это возможно. Я коснусь этого позже.

Шаг 5. Доработайте свой план

Используя отзывы вашей команды, вы готовы завершить свой план.

Этот официальный план будет тем, который вы отправите заинтересованным сторонам, поэтому важно не торопиться.

Вам также следует добавить раздел о любых проблемах, которые могут возникнуть, в том числе о том, как вы планируете их решать.

Хотя может показаться нелогичным сообщать заинтересованным сторонам о возможных проблемах, вы тем самым покажете им, что используете упреждающий, а не реактивный подход.Эта предусмотрительность всегда приветствуется.

Также идеально назначать роли на этом этапе плана проекта, чтобы заинтересованные стороны знали, как связаться с вашими контактными лицами на каждом этапе.

Лучший способ отобразить этот тип информации как внутри, так и снаружи для заинтересованных сторон — это использовать диаграмму Ганта.

Шаг 6. Используйте диаграмму Ганта для систематизации

Если у вас есть Excel, вы можете использовать этот бесплатный шаблон диаграммы Ганта для создания временной шкалы результатов.

Источник

Этот полезный трекер гарантирует, что ваша команда и заинтересованные лица знают, чего ожидать и когда.

По мере развития проекта обновляйте эту информацию в течение дня, чтобы каждый мог видеть, на каком этапе находится ваш проект.

Когда вы закончите создание плана управления проектом и создадите временную шкалу с помощью диаграммы Ганта, вы, наконец, сможете поделиться своим планом со всеми.

Шаг 7. Распространение плана управления проектом

Когда ваш план будет готов к отправке заинтересованным сторонам и всем остальным в вашей команде, вы сможете ответить на вопросы и приступить к реализации плана.

Чтобы не сбиться с пути, сначала определите основные этапы, а затем определите, как вы планируете достичь каждого из них, используя более мелкие цели, такие как ежедневные, еженедельные или ежемесячные цели.

После этого вы просто управляете результатами и своей командой. Очень просто.

Теперь, прежде чем снова использовать этот шаблон в своем следующем проекте, проведите вскрытие проекта, как я покажу вам далее.

Шаг 8. Проведите вскрытие проекта

Это похоже на стартовое совещание, за исключением того, что оно происходит после завершения проекта.

Я подробно рассказал о теме в этом руководстве, поэтому буду краток. Если вам нужна дополнительная помощь, ознакомьтесь с этим руководством, когда закончите читать это.

При анализе результатов проекта ваша цель — выяснить, как ваш проект шел от начала до конца, включая любые препятствия на пути, с которыми вы столкнулись.

  • Вы бежали по расписанию?
  • Если были пропущены какие-либо вехи, что вызвало задержку? Можно ли это предотвратить для следующего?
  • Есть ли другие проблемы, с которыми вы столкнулись?

Вам также следует сравнить свои результаты с первоначальным планом.

Потратив это время на размышления, вы практически гарантируете, что ваш следующий проект не станет жертвой тех же ошибок.

Вы также хотите выделить то, что прошло хорошо, и воздать должное своей команде за хорошо выполненную работу.

Это поможет сохранить положительную динамику прямо в вашем следующем проекте.

Запишите все, что вы найдете здесь, чтобы использовать эту информацию для улучшения вашего следующего плана управления проектом.

Создайте свой план управления проектом сейчас

Пусть вас не утомляет мысль о создании плана управления проектом с нуля.

Выполните эти 8 шагов, и уже сегодня у вас будет все необходимое, чтобы сделать ваш проект успешным!

Хотите освежить свои навыки управления проектами? Ознакомьтесь с курсами «Основы управления проектами» и «Управление проектами для членов команды», чтобы получить прочную основу для того, чтобы лучше управлять своими проектами.

Подготовьтесь к сертификации по управлению проектами

Начните учиться сегодня с курсами GoSkills

Начать бесплатную пробную версию

Как создать план проекта

Создание плана проекта


Есть ли у вашего проекта план? Скорее всего, вы думаете, что у вас есть план проекта или его подобие. Вам может казаться, что вы все предусмотрели и точно знаете, что собираетесь делать, но это не всегда так. Скорее всего, вы просто берете свой проект и продвигаетесь вперед, даже не создавая план, который вам нужен для достижения цели. Вот где вам понадобится небольшая помощь. И мы познакомим вас с тем, что значит иметь настоящий план, и как вы собираетесь его создавать и использовать.

Что такое план проекта?


Начнем с того, что такое план проекта.Это довольно просто, потому что это система, которая точно и полностью определяет цели, этапы и объем проекта, над которым вы собираетесь работать. Итак, если у вас уже есть проект, вы уже на полпути к созданию плана, необходимого для успеха этого проекта. И только вам решать, что будет входить в этот план.

Составление плана


Следующим шагом является написание плана. Конечно, создать его — отличная идея, но если вы не запишете его, велика вероятность, что вы что-то забудете или кто-то другой не будет знать, что им нужно делать для выполнения своих задач. Вот где запись всего помогает. Все понятно, не надо объяснять по несколько раз. Это будет хорошее начало, ты так не думаешь? И это поможет вам всем добиться большего успеха.

Шаг первый


Шаг первый – узнать, каков будет объем плана. Что нужно сделать, чтобы ваш проект стал успешным? Какова ваша цель? Это для создания рекламной кампании для новой учетной записи, которую вы только что получили? Может быть, для создания нового продукта, отвечающего конкретной потребности.Независимо от того, что это такое, объем вашего плана должен определять, каким будет ваш конечный «продукт» и когда это необходимо сделать. Вы хотите, чтобы вы знали конец, прежде чем установить середину.

Шаг второй


Второй шаг — это сплошное исследование. Мы знаем, что вам не нравится проводить много исследований, но это будет важной частью процесса, потому что вам нужно знать не только цель самого проекта, но и то, что ищет ваш клиент. Чего они ждут от вас? Кроме того, с кем вы собираетесь работать и как они лучше всего работают в команде? Вся эта информация гарантирует, что вы готовы к выполнению плана, прежде чем приступить к его реализации.

Третий шаг


Третий шаг — задавать вопросы. Вы хотите знать, как нужно что-то делать, кто будет это делать, каковы риски и выгоды. Вы будете задавать как можно больше вопросов, чтобы полностью понять проект, чтобы вы могли создать план, который точно ответит на все вопросы клиента, а также на ваши собственные. Убедитесь, что вы ничего не упускаете из виду в этой части. Вам нужно будет расспросить своего клиента, а также любого, кто станет частью вашей команды, чтобы убедиться, что все пойдет правильно.

На четвертом этапе мы переходим к наброскам вашего плана. Здесь вы создадите очень грубое представление о том, как все будет выглядеть. Убедитесь, что вы не торопитесь с этим, но и не слишком задумывайтесь об этом, потому что вы, вероятно, внесете много изменений, прежде чем дойдете до окончательного плана. В этой части вы запишете конечную цель и все задачи, которые необходимо выполнить, чтобы ее достичь. Запишите сроки, необходимые для этих задач, ресурсы, которые потребуются для их выполнения, и все, что вам нужно в отношении бюджета или чего-либо еще.

На пятом шаге вы начнете вовлекать свою команду в процесс. Здесь вы хотите обсудить с ними цели вашего проекта и то, что вам нужно для достижения этих целей. Вам нужно будет поработать с ними, чтобы обсудить некоторые из идей, которые вы придумали для своего плана, и пропустить их мысли и идеи, чтобы узнать, что они думают. Чтобы стать хорошим руководителем проекта или даже просто хорошим руководителем в рамках одного проекта, вам потребуется принимать во внимание их мысли и идеи.Говоря с ними об этом, вы поощряете общение с самого начала.

На шестом этапе вы создадите более формальную и окончательную версию плана проекта. Теперь не чувствуйте себя слишком подавленным, потому что у вас еще будет место для внесения изменений позже, но это должно быть как можно ближе к финальному. Проведите все свои исследования, чтобы, если все пойдет правильно, можно было следовать этому плану, и будьте осторожны с тем, что может пойти не по плану. Правильное программное обеспечение может иметь огромное значение здесь, потому что вы можете назначать различные задачи, настраивать задания, которые необходимо выполнить, и даже работать с зависимостями и т. д.Посетите InstaGantt, чтобы узнать больше о том, как вы можете получить помощь, необходимую для создания вашего окончательного плана.

С седьмого шага вы начнете выполнять свой план. На этом шаге вы просто разошлете план проекта, который вы создали через InstaGantt, всем людям, входящим в команду, и всем, кого нужно держать в курсе (например, вашему начальнику). . Вы хотите убедиться, что все знают о своих задачах и поручениях, а также что они собираются немедленно приступить к работе там, где им нужно.Вам не нужен отличный план, который лежит и собирает пыль, потому что никто ничего не делает.

На восьмом шаге вы нанимаете последнего человека, который внимательно изучит план вашего проекта. Попросите их просмотреть детали и прочесть все частым гребнем. Вы хотите убедиться, что вы случайно не поручили своему финансовому представителю Салли задание, которое должно выполняться вашим юридическим лицом Сьюзи, или что вы не указали неправильное имя для клиента или неправильный срок. Этот другой человек должен иметь представление о том, что происходит с проектом, и должен быть в состоянии указать на любые проблемы (включая тот факт, что Мэтт уезжает в отпуск на неделю, когда вы записали его на ключевую часть проекта, Например).

На девятом шаге вы расскажете всей команде и всем, кто отвечает за работу, каков план. Вы собираетесь отправить его им, и вы хотите быть уверены, что они прочитают его и поймут каждую из своих ролей. Поощряйте их задавать вопросы друг другу или вам, если им нужна дополнительная помощь или они что-то не понимают. Вы хотите, чтобы все поняли это, и вы хотите, чтобы они немедленно приступили к выполнению плана вашего проекта. Так будет достигнут результат.Это также то, где вы хотите обсудить вещи со своим клиентом, чтобы убедиться, что у вас есть сроки и результаты прямо перед тем, как вы начнете.

Десятый шаг — это конец, и именно здесь вы будете открыты для изменений и будете гибкими в отношении того, что может пойти не по плану. Вы хотите иметь немного непредвзятого мнения о том, что нужно сделать и когда. Вы должны быть готовы вносить коррективы и работать со своей командой по мере необходимости, например, когда возникает чрезвычайная ситуация, и кто-то не может выполнить задачу вовремя, или когда выполнение задачи занимает больше времени, чем ожидалось, или даже когда клиент становится немного трудно войти в контакт, и вы не можете получить окончательное одобрение.Будьте готовы отредактировать план по мере необходимости.

Что входит в ваш окончательный план?


Давайте немного вернемся назад, чтобы мы могли убедиться, что ваш окончательный план именно то, что вам нужно, не так ли? Что ж, когда вы работаете с InstaGantt, вы сможете создавать все прямо в программном обеспечении, и вы начнете с таких вещей, как имя клиента и конкретный проект, а также дата, к которой он должен быть доставлен. Это основная информация, и она только поможет вам отличить этот проект от любого другого проекта, над которым вы или кто-то другой в вашем офисе можете работать. Вы также должны убедиться, что используете любые межведомственные коды или теги, которые у вас могут быть.
Затем создайте вехи и конкретные элементы, которые необходимо доставить. Внутри каждого из них создайте заголовки и подзадачи, которые необходимо выполнить. Не бойтесь сделать несколько разных слоев, чтобы убедиться, что вы охватили все. Затем убедитесь, что каждый человек в вашей команде знает, кто отвечает за задачи. Вы даже можете назначить их кому-то и назвать этого человека прямо в системе.Таким образом, все в команде знают, что Сара отвечает за финансовые результаты, прежде чем Марк сможет приступить к художественной концепции.

Вы можете добавить любые ресурсы, необходимые для каждой из задач, а это означает, что каждый человек будет знать, что ему нужно, прежде чем он сможет приступить к работе, включая то, кто отвечает за эти различные ресурсы. Вы также должны уточнить все, что звучит запутанно в системе или лично, и вы должны добавить даты, когда человек должен работать над этой задачей.

LEAVE A REPLY

Ваш адрес email не будет опубликован.