Сделанный проект: Купить, заказать школьный проект 📊 недорого, выполнение проектов для школьников на заказ

Эти примеры взяты из корпусов и из источников в Интернете. Любые мнения в примерах не отражают мнение редакторов Кембриджского словаря, издательства Кембриджского университета или его лицензиаров.

18. Завершение проекта – Управление проектом – 2-е издание

Основная часть

Эдриенн Уотт; Управление проектами Открытые ресурсы; ТАП-а-ПМ; и Дэвид Уайли и др.

Нажмите кнопку воспроизведения в следующем аудиоплеере, чтобы слушать, пока вы читаете этот раздел.

Каждый проект должен заканчиваться, и именно в этом заключается завершение проекта на последней фазе жизненного цикла проекта. Весь смысл проекта в том, чтобы выполнить то, что вы обещали. Предоставляя все, что вы обещали, вы гарантируете, что все заинтересованные стороны удовлетворены и все критерии приемки соблюдены. Как только это произойдет, ваш проект может быть завершен.

Завершение проекта часто является фазой жизненного цикла проекта, которой чаще всего пренебрегают. Как только проект завершен, легко собрать вещи, бросить несколько файлов в ящик и сразу перейти к этапу инициации следующего проекта. Подожди. Вы еще не закончили.

Ключевыми действиями в завершении проекта являются сбор записей проекта; распространение информации для официального принятия продукта, услуги или проекта; и выполнение закрытия проекта. Как руководитель проекта, вам необходимо проверять проектные документы, чтобы убедиться, что они актуальны. Например, возможно, были реализованы некоторые запросы на изменение объема, которые изменили некоторые характеристики конечного продукта. Информация о проекте, которую вы собираете на этом этапе, должна отражать характеристики и спецификации конечного продукта. Не забудьте также обновить назначения ресурсов. Некоторые члены команды приходили и уходили в ходе проекта. Вам нужно перепроверить, что все ресурсы и их роли и обязанности отмечены.

После того, как результаты проекта будут задокументированы, вы запросите официальное одобрение от заинтересованных сторон или заказчика. Они заинтересованы в том, чтобы узнать, соответствует ли продукт или услуга проекта целям, которые проект поставил перед собой. Если ваша документация актуальна, у вас будут результаты проекта, которыми вы сможете поделиться с ними.

Контракты заканчиваются так же, как и проекты. Закрытие контракта связано с завершением и урегулированием условий контрактов, заключенных по проекту. Он поддерживает процесс завершения проекта, поскольку процесс закрытия контракта определяет, была ли работа, описанная в контракте, выполнена точно и удовлетворительно. Имейте в виду, что не все проекты выполняются по контракту, поэтому не для всех проектов требуется процесс закрытия контракта. Очевидно, что этот процесс применяется только к тем фазам, результатам или частям проекта, которые были выполнены по контракту.

Закрытие контракта обновляет записи проекта, детализируя окончательные результаты работы над проектом. Контракты могут иметь конкретные условия выполнения. Вы должны знать об этих условиях, чтобы завершение проекта не задерживалось из-за того, что вы упустили важную деталь. Если вы сами управляете контрактом, обязательно узнайте в своем отделе закупок, есть ли какие-либо особые условия, о которых вам следует знать, чтобы ваша проектная группа ненароком не задержала закрытие контрактного проекта.

Одной из целей процесса закрытия контракта является официальное уведомление продавца, обычно в письменной форме, о том, что результаты поставки являются приемлемыми и удовлетворительными или были отклонены. Если продукт или услуга не соответствуют ожиданиям, поставщик должен будет исправить проблемы, прежде чем вы выпустите официальное уведомление о приемке. Перед закрытием контракта любые незначительные элементы, которые необходимо отремонтировать или завершить, помещаются в список , который представляет собой список всех элементов, найденных клиентом, командой или менеджером, которые еще предстоит выполнить. Будем надеяться, что в ходе проекта были проведены проверки качества, и поставщику была предоставлена ​​возможность внести исправления раньше, чем на этапе закрытия. Не стоит ждать до самого конца проекта, а потом сразу сваливать все проблемы и проблемы на вендора. Гораздо эффективнее обсуждать проблемы с вашим поставщиком по ходу выполнения проекта, потому что это дает возможность исправления при возникновении проблем.

Затем проектная группа будет работать над всеми пунктами списка недостатков, составив небольшой график для завершения оставшейся работы. Если количество пунктов в списке недостатков слишком велико или объем работы значителен, проектная группа продолжает работу над проектом. Как только список недостатков становится меньше, менеджер проекта начинает закрывать проект, сохраняя только достаточное количество персонала и оборудования для поддержки команды, работающей над списком недостатков.

Если продукт или услуга действительно соответствуют ожиданиям проекта и являются приемлемыми, требуется официальное письменное уведомление продавца, указывающее, что контракт выполнен. Это формальное принятие и закрытие контракта. Вы, как руководитель проекта, обязаны задокументировать официальное принятие контракта. Во многих случаях положения об оформлении принятия и закрытия контракта прописаны в самом контракте.

Если у вас есть отдел закупок, занимающийся администрированием контрактов, они ожидают, что вы проинформируете их, когда контракт будет завершен, и, в свою очередь, будут следовать формальным процедурам, чтобы сообщить продавцу о завершении контракта. Тем не менее, вы по-прежнему будете отмечать завершение контракта в своей копии записей проекта.

Освобождение проектной группы

Освобождение членов команды проекта не является официальным процессом. Однако следует отметить, что по завершении проекта вы освобождаете членов своей проектной группы, и они возвращаются к своим функциональным руководителям или назначаются на новый проект. Вы захотите информировать их руководителей или других руководителей проектов по мере приближения к завершению проекта, чтобы у них было время надлежащим образом спланировать возвращение своих сотрудников. Сообщите им за несколько месяцев до начала, как выглядит расписание и как скоро они смогут планировать использование своих сотрудников в новых проектах. Это дает другим менеджерам возможность начать планирование операций и назначать даты операций.

Окончательные платежи

Окончательный платеж обычно представляет собой более чем простой процент от работы, которую еще предстоит выполнить. Завершение проекта может включать решение самых сложных проблем, решение которых является непропорционально дорогим, поэтому окончательный платеж должен быть достаточно большим, чтобы мотивировать поставщика придать проекту высокий приоритет, чтобы проект мог быть завершен вовремя.

Если поставщик выполнил все договорные обязательства, включая устранение неполадок и ремонт, как указано в перечне недостатков, проектная группа подписывает договор и передает его в бухгалтерию для окончательной оплаты. Поставщик уведомляется о том, что последний платеж является окончательным, и завершает договорное соглашение с проектом.

Послепроектная оценка

Перед тем, как команда будет распущена и начнет фокусироваться на следующем проекте, проводится обзор, чтобы зафиксировать уроки, которые можно извлечь из этого проекта, часто называемый совещанием по извлеченным урокам или документом. Команда исследует, что пошло хорошо, и фиксирует процессы, чтобы понять, почему они пошли хорошо. Команда спрашивает, можно ли перенести процесс на другие проекты. Команда также исследует, что пошло не так, и что люди узнали из этого опыта. Процесс заключается не в том, чтобы найти виноватых, а в том, чтобы научиться.

Управление качеством — это процесс постоянного улучшения, который включает изучение прошлых проектов и внесение изменений для улучшения следующего проекта. Этот процесс документируется как доказательство того, что методы управления качеством используются. В некоторых организациях есть формальные процессы для изменения рабочих процессов и интеграции уроков, извлеченных из проекта, чтобы другие проекты могли извлечь выгоду. Некоторые организации менее формальны в своем подходе и ожидают, что люди будут учиться на своем опыте и использовать его в своем следующем проекте, а также делиться тем, что они узнали, с другими в неформальной обстановке. Какой бы подход ни использовался, необходимо оценить следующие элементы, а результаты обобщить в отчетах для внешнего и внутреннего использования.

Эффективность доверия и согласования

Руководство проекта анализирует влияние доверия — или его отсутствия — на проект и эффективность встреч по согласованию в построении доверия. Команда определяет, какие проблемы можно было предвидеть и смягчить, а какие нельзя было разумно предсказать. Какие сигналы, которые были пропущены командой, указывали на возникновение проблемы? Что могла бы сделать команда, чтобы лучше прогнозировать и предотвращать проблемы с доверием?

Управление расписанием и бюджетом

Исходное расписание действий и сетевая диаграмма сравниваются с фактическим расписанием событий. События, вызвавшие изменения в расписании, анализируются, чтобы увидеть, как использование резервов на случай непредвиденных обстоятельств и временного резерва смягчило сбои, вызванные этими событиями. Первоначальные оценки времени непредвиденных обстоятельств пересматриваются, чтобы определить, были ли они адекватными и были ли точными оценки продолжительности и резерва. Эти действия необходимы проектной группе для приобретения опыта в оценке элементов расписания в будущих проектах — они не используются для возложения вины.

Обзор бюджетных смет стоимости запланированных работ сравнивается с фактическими затратами. Если оценки часто отличаются от фактических затрат, пересматривается выбор метода оценки.

Снижение риска

После завершения проекта оценки риска можно просмотреть и сравнить с событиями, которые действительно имели место. Произошли ли непредвиденные события? Какие существовали подсказки, которые могли позволить команде предсказать эти события? Достаточно ли непредвиденных обстоятельств проекта для покрытия непредвиденных рисков? Даже если в этом проекте ничего не пошло не так, это не доказывает, что снижение риска было пустой тратой денег, но полезно сравнить стоимость предотвращения риска и стоимость непредвиденных событий, чтобы понять, во сколько обошлось предотвращение риска.

Контракты на закупку

Проверяется производительность поставщиков и продавцов, чтобы определить, следует ли их по-прежнему включать в список квалифицированных поставщиков или продавцов. Выбор контракта для каждого пересматривается, чтобы определить, было ли решение разделить риск оправданным и сработал ли выбор стимулов.

Удовлетворенность клиентов

Пересматриваются отношения с клиентом и обсуждаются решения о включении клиента в решения по проекту и совещания по согласованию. Клиенту предоставляется возможность выразить удовлетворение и определить области, в которых коммуникация проекта и другие факторы могут быть улучшены. Часто старший менеджер организации беседует с клиентом, чтобы получить обратную связь о работе проектной группы.

Общий отчет, содержащий обзор проекта, создается для предоставления заинтересованным сторонам сводной информации о проекте. Отчет включает первоначальные цели и задачи, а также заявления, которые показывают, как проект достиг этих целей и задач. Подводятся итоги выполнения графика и бюджета, а также дается оценка удовлетворенности клиентов. Версия этого отчета может быть предоставлена ​​клиенту в качестве заинтересованной стороны и в качестве еще одного средства получения обратной связи.

Высшее руководство

Отчет высшему руководству содержит всю информацию, предоставленную заинтересованным сторонам, в виде краткого резюме. В отчете указаны методы и процессы, которые можно было бы улучшить, или извлеченные уроки, которые могут быть полезны в будущих проектах.

Архивирование документа

Документы, связанные с проектом, должны храниться в безопасном месте, где их можно будет найти для дальнейшего использования. Подписанные контракты или другие документы, которые могут быть использованы в налоговых проверках или судебных процессах, должны храниться. Организации должны иметь законные правила хранения и извлечения документов, которые применяются к проектным документам и должны соблюдаться. Некоторые проектные документы могут храниться в электронном виде.

Следует позаботиться о хранении документов в форме, которую можно легко восстановить. Если документы хранятся в электронном виде, следует использовать стандартные соглашения об именах, чтобы документы можно было сортировать и группировать по имени. Если документы хранятся в бумажной форме, следует определить срок годности документов, чтобы их можно было уничтожить в какой-то момент в будущем. Ниже приведены документы, которые обычно архивируются:

• Уставные документы
• Область применения
• Исходный бюджет
• Смена документов
• Рейтинги DPCI
• Резюме менеджера — извлеченные уроки
• Окончательный рейтинг DPCI

Атрибуты текста

Эта глава была адаптирована и переработана Эдриенн Уотт из следующих источников:

• Вводный текст и текст в разделе «Закрытие контракта» были адаптированы из раздела «Завершение проекта» в «Управление проектами для развития навыков для всех профессий» , подготовленного Project Management Open Resources и TAP-a-PM. Под лицензией CC BY 3.0.

• Текст в разделах «Окончательные платежи», «Постпроектные оценки», «Эффективность доверия и согласования», «Управление графиком и бюджетом», «Снижение рисков», «Снижение рисков» и «Удовлетворенность клиентов» адаптировано из «Закрытие проекта».