Как сделать свой проект: Как создать личный проект. Пошаговый план от идеи до реализации — Личный опыт на vc.ru

путь от идеи до реализации

Сформулируйте свою идею в одном предложении или у вас нет идеи! Авторы проектов и участники хакатона «Чего хочет Пермь», гражданские активисты, представители НКО собрались 18 марта в учебном центре «Room 404», чтобы обсудить проблемы реализации проектов на митапе «Социальный проект: от идеи к воплощению».

Денис Галицкий, пермский правозащитник с большим опытом создания и реализации социальных проектов, организовал дискуссию вокруг ключевых вопросов проектирования: идея, аудитория, продвижение, реализация. Вот основные тезисы дискуссии.

1. Вам необходимо четкое представление об идее проекта. Важно, чтобы вы могли описать свой проект в одном предложении, и все было понятно.

2. Выберите довольно узкую нишу, работайте в ней. Сегодня это основной принцип в бизнесе, но и для социальных проектов это важно. Широкий охват не подходит, нужно сужать: не экология вообще, а отдельно взятая территория, отдельный аспект, конкретная проблема.

Это поможет не только в понимании целей и задач проекта, это поможет объяснить необходимость проекта аудитории.

3. Идея должна быть воодушевляющей. Это важно для аудитории. Нужна эмоция, чтобы люди отреагировали, заметили проект. Это важно для вовлечения. Волонтеров можно привлекать деньгами и административным путем, а можно рассказать им об идее проекта, и они сами захотят помочь.

При этом нужно помнить, что эмоции могут быть разными, нужно выбрать подходящую и конструктивную.

4. Аудитория проекта должна быть узкой и осязаемой. Это должны быть люди, объединенные одной или несколькими характеристиками. Вам важно знать особенности этих людей, их характеристики, мотивацию.

Представляя аудиторию, легче планировать мероприятия, писать тексты. Пусть, например, это будут любители желтых носков. Может быть, их в регионе будет всего тысяча, но это ваша аудитория, о проблемах которой вам известно.

5. Действуйте неординарно. Вам нужно быть медийным лицом. Медиа играют большую роль. Они помогают продвижению проекта, формируют репутацию. Известным проектам, активистам, организациям больше доверяют – такова жизнь. Как достигнуть известности?

Есть разные способы: можно стать экспертом в своей сфере, стать заметным после акций и проектов, организовывать что-то необычное, не такое, как у всех. Вот пример небольшого эксперимента: анализы крови в разных лабораториях дали разные результаты.

6. Делайте то, что вам нравится. Так легче добиться успеха. В этом случае вы сможете приложить больше усилий, импровизировать и творчески решать проблемы. Ваш проект будет частью вашей жизни – и это хорошо для проекта.

7. Нужно создавать бэкграунд проекта. Собирайте цифры, факты, исследования, свидетельства, вырезки из газет, фотографируйте, снимайте видео – всякая информация может быть полезна. Вы не знаете сейчас, где она пригодится, но в нужный момент это случится!

Пример использования накопленного бэкграунда: деревья возле пермской городской администрации ежегодно высаживают в теплое время года, а зимой при уборке снега их срезают бульдозеры.

На митапе опытом поделились авторы проектов-победителей хакатона «Чего хочет Пермь». Надежда Баглей и Елена Плешкова рассказали о текущей работе над проктом «Природа Перми».

Михаил Гарбузенко – о работе над порталом maperm.ru. Аудитория, подготовленная Денисом Галицким, сразу же вступила в активное обсуждение проектов, их целей, технологий. Времени, отведенного для митапа, не хватило, чтобы обсудить все вопросы. Общение перевели в онлайн.

Сделать свой проект: 5 советов

Гениальные идеи посещают каждого. Создают что-то своё единицы. Остальные кукуют по офисам и не знают другой жизни до конца дней, работая на тех самых людей, которые когда-то создали что-то своё. Часто ненавидя их.

Кажется, будто сделать что-то своё невыносимо трудно: нужны инвестиции, дорогая команда, бизнес-образование и месяцы свободного времени; что для запуска собственного проекта нужно бросить нынешнюю работу, заложить квартиру, не спать ночами и договариваться с местными бандитами.

Не без этого.

Но спросите любого владельца бизнеса: «Стоит оно того?». От Саши Эльзессера, создателя бренда сувениров Heart of Moscow, до Марка Цукерберга, создателя Фейсбука, — все скажут, что игра стоит свеч.

Для всех, кто хочет чувствовать свободу и ответственность за собственное большое дело, — пять советов от Мегаплана. Потому что мы любим предпринимателей и малый бизнес.

Взяться

Отбросьте все сомнения и страх, мол, будет трудно. Трудно будет, примите это как данность. Ни один, даже самый успешный проект не шёл к успеху без усилий (посмотрите историю Apple или того же Фейсбука). Ещё раз: будет трудно. Это не значит, что будет плохо.

Но если не начинать — не будет никак.

Начните с малого: опишите идею на листе бумаги. Продумайте, как её воплотить. Поиграйте с идеей, найдите её слабые места и малоизвестные вам области. Порисуйте. Рисовать приятно и нетрудно, но без этого первого наброска не случается ни один проект.

Пропишите ни к чему не обязывающий план действий. Будьте дотошны, но пока не ставьте сроков и не назначайте ответственных. Просто поймите, что нужно сделать, чтобы ваша идея воплотилась в жизнь. Пропишите план настолько подробно, насколько вам хватает знаний и опыта. Пусть он будет до смешного длинный и сложный.

Потом сократим.

Такой план легко составить в Мегаплане, причём будет здорово сразу делать общие надзадачи и частные подзадачи. Например, в проекте нового полезного сайта будут надзадачи «Механика», «Дизайн», «Верстка», «Программирование», «Маркетинг» и так далее. И в каждой будут жить подзадачи.

Открыться быстро, сосредоточиться на главном

А вот секрет из книги Rework от Джейсона Фрайда: откройтесь как можно раньше, с минимальным функционалом. Так вы поймете, жизнеспособна ли ваша идея.

Посмотрите на модель проекта и найдите в ней то, что отличает вашу идею от других. В социальной сети это может быть особая механика знакомства. В журнале — звездный колумнист или интересная редполитика. Обычная цветочная лавка может отличаться близостью к жилому району. Найдите в своём деле то, без чего вы не видите смысла его запускать.

Теперь запуститесь с этой идеей и минимальным набором возможностей: в социальной сети сделайте минимум функций, но реализуйте особую механику. В журнале начните с текстов в Фейсбуке. Если цветочная лавка ценна своим расположением — приезжайте на это место и начинайте торговать хоть из багажника. Главное — начать как можно раньше.

Это даст два преимущества. Первое: вы сразу увидите, интересна ли людям ваша центральная идея. Рынок как-то прореагирует на вашу фишку. Вы получите обратную связь и окунетесь в дело, без теории. Второе: вы выйдете на рынок с меньшими рисками. Можно лелеять идею о новой соцсети, делать её полтора года, вложить в неё с десяток миллионов, открыться и прогореть. А можно потратить пятьдесят тысяч, быстро проверить концепцию на рынке, начать получать небольшие деньги за ваш маленький продукт и разрабатывать новые функции на деньги от бета-версии.

Работать регулярно

Работать придётся всё равно, даже если открываться с минимумом. Можно бросить все силы и сделать всё за короткий рывок: например, собрать сайт в авральном режиме за отпуск. Это реально. Однако в жизни нам редко выпадает возможность уйти во что-то с головой даже на неделю.

Лучше научитесь работать регулярно. Найдите такое время в жизни, когда вы стабильно можете посвятить себя своему делу, без вреда для других областей жизни. Например, с 11 до 15 по выходным.

Хороший способ не забывать про регулярную работу — ставить себе в Мегаплане или другом планировщике повторяющуюся отметку в календарь: «поработать над проектом». Именно записывать, а не запоминать.

Когда это время просто в голове, мы забудем о нем и напланируем других дел. Явная отметка в календаре поможет работать регулярно и не забывать о проекте.

Всё записывать

Записывайте все мысли, идеи и вопросы по проекту.

Когда хорошая идея приходит в голову, она кажется настолько понятной и простой, что забыть её как будто невозможно. На деле же проходит пара дней, и мы уже не вспомним сам факт того, что хорошая мысль когда-то пришла.

Обратный пример — вести многолетнюю картотеку идей. Пусть сегодня какие-то мысли кажутся нереальными или не в тему. Дайте им полежать. Настанет время, и идея заиграет новыми красками — но только если её в своё время записать и не потерять запись. Представьте, каким горячечным бредом казалась лет десять назад идея делать корпус ноутбука из цельного куска металла, а не легких кусочков пластика. Теперь этот кусок металла стоит в полтора раза дороже конкурентов и расходится, как горячие пирожки. Называется «Макбук».

Записывать мысли в Мегаплане удобно, потому что данные хранятся на нашем сервере, а значит данные не потеряются. Скоро у Мегаплана выйдут мобильные приложения, и тогда можно будет вообще записывать мысли на ходу. Точно так же Мегаплан хранит ваши документы, календарь и переписку с другими людьми.

Не продаваться

Знакомый инвестор делится секретом: когда ребята прибегают к нему с идеей на листочке и просят денег, он сразу предлагает выкупить контрольный пакет. Если ребята соглашаются — он извиняется и уходит. «Когда люди готовы сразу продать свое дело, — как он говорит, — они в него не верят достаточно, чтобы довести его до ума. Они тратят своё и моё время».

Мораль: если для дела нужны деньги, не бегите к инвестору и не продавайтесь сразу. Попробуйте собрать денег своими силами — как минимум, возьмите кредит. Сравните: однажды вернуть кредит или всю жизнь выплачивать дивиденды своему совладельцу. А ведь он ещё и будет влиять на вашу работу.

Хороший инвестор интересуется не вашими финансовыми показателями, а вашей командой, продуктом и опытом. И люди, которые верят в свой проект, вызовут куда больше доверия, чем те, кто пасуют и продаются при первой возможности. Верьте в себя.

Текст взят с сайта Lifehacker.ru.

Оригинал находится тут: http://lifehacker.ru/2012/05/03/sdelat-svojj-proekt-5-sovetov/

______________________________

Полезные ссылки

Тут можно почитать что такое CRM система.

Здесь узнать как проходит ее внедрение.

На этой странице актуальные цены и тарифы на CRM систему

Как создать план проекта за 5 простых шагов

Глава 5

Бретт Харнед

Каждый проект рассказывает историю о своих целях, команде, сроках и результатах — и для получения этой истории требуется детальное планирование и управление проектом. правильно. Некоторые из этих историй короткие и по делу, в то время как другие представляют собой эпические романы, изобилующие неожиданными поворотами.

Загрузить это руководство

Перенаправление в PDF-файл

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

Независимо от продолжительности или уровня драматизма, каждая история основана на сюжетной линии или наброске — или, как мы называем это в мире управления проектами, на плане проекта.

• Что такое планирование проекта?
• Что такое план управления проектом?
• Этапы планирования проекта
• Как создать план проекта в TeamGantt
• Примеры простых планов проекта
• Бесплатные шаблоны планирования проекта

Определения планирования проекта

Прежде чем мы углубимся в основы процесса, давайте начнем с нескольких определений .

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это процесс определения объема проекта, целей и шагов, необходимых для выполнения работы. Это один из самых важных процессов в управлении проектами. Результатом процесса планирования проекта является план управления проектом.

Что такое план управления проектом?

План управления проектом, также известный как план проекта, представляет собой документ, описывающий процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом в соответствии с объемом для достижения поставленных целей. Цель плана проекта — наметить шаги и ресурсы, которые потребуются для завершения проекта в срок и в соответствии с бюджетом.

План проекта сообщает важную информацию, такую ​​как сроки, задания и ключевые вехи, всем заинтересованным сторонам проекта и является неотъемлемой частью успеха проекта. Чаще всего он представлен в виде диаграммы Ганта, чтобы упростить работу.

Самый простой способ построить план проекта

Вы можете создать красивый план проекта всего за 10 минут. Лучше всего то, что вы можете легко переключаться между представлениями Ганта, календаря и списка одним щелчком мыши.

Этапы планирования проекта: как написать хороший план проекта

Плохое планирование может привести к довольно неприятным последствиям — от срыва сроков и перерасхода бюджета до выгорания команды и разочарования клиентов. Вот почему важно установить надежный процесс, который вы можете использовать для планирования любого проекта.

Планирование проекта не должно быть сложным. Эти основные этапы планирования проекта помогут вам написать план, который будет реалистичным и точным.

1. Начните с исследования и предварительного планирования
2. Набросайте примерный план вашего проекта
3. Составьте подробный график проекта
4. Представьте и подтвердите свой план
5. Выполните свой план и при необходимости откорректируйте его

Лучше смотреть, чем читать? Посмотрите наш видеоурок о том, как составить реалистичный план проекта.

Шаг 1: Начните с исследования и предварительного планирования

План проекта — это больше, чем сухой документ с датами. Это история вашего проекта, и вы не хотите, чтобы это была небылица! Поэтому убедитесь, что вы знаете все факты, прежде чем приступить к созданию плана проекта.

Понимание масштаба и ценности проекта

Понимание тонкостей проекта поможет вам определить наилучший процесс и определить любые препятствия, которые могут помешать успеху. Проведите собственное исследование, чтобы глубже изучить:

• Цели и результаты проекта
• Партнерские отношения и внешние зависимости
• Потенциальные проблемы и риски

Погрузитесь в любые коммуникации, имеющие отношение к проекту. Просмотрите объем работ и сопутствующие документы (может быть, RFP или заметки о звонках по продажам или встречах с вашей командой по работе с клиентами). Будьте тщательны в своем исследовании, чтобы раскрыть важные детали проекта, и задавайте вдумчивые вопросы, прежде чем брать на себя какие-либо обязательства.

Опрос ключевых заинтересованных сторон

Если вы хотите поразить заинтересованных лиц блестящей реализацией проекта, вы должны знать, как они работают и чего они ожидают. Запланируйте время с вашим основным контактным лицом по проекту и задайте ему несколько сложных вопросов о процессе, организационной политике и общих рисках, прежде чем создавать план проекта.

Это придаст заинтересованным сторонам проекта уверенность в том, что у вашей команды есть опыт справиться с любой трудной личностью или ситуацией. Это также показывает, что вы заботитесь об успехе проекта с самого начала.

Обязательно обсудите следующие вопросы со своими заинтересованными сторонами:

• Владение продуктом и процесс принятия решений
• Уровни заинтересованности/участия заинтересованных сторон
• Ключевые отключения, встречи, сроки и движущие факторы
• Связанные или подобные проекты, цели и результаты
• Лучший способ общения с партнерами и заинтересованными сторонами

См. список примеров вопросов для интервью, которые можно задать заинтересованным сторонам, чтобы вы могли разработать более эффективные планы проекта.

Познакомьтесь со своей командой

Последний шаг на этапе исследования — уделить время тому, чтобы узнать больше о людях, которые будут нести ответственность за работу. Сядьте со своей командой и узнайте их:

• Опыт
• Интересы
• Стили совместной работы и общения
• Доступность и рабочую нагрузку

Понимание этих основ вашей команды поможет вам разработать продуманный план, учитывающий их стили работы и пропускной способности во внимание. В конце концов, счастливая команда реализует лучшие проекты.

Шаг 2: Набросайте черновой план вашего проекта

Теперь, когда вы собрали основные детали проекта, следующим шагом будет набросок вашего плана. Потратьте некоторое время на то, чтобы подумать об обсуждениях, которые вы провели на этапе предварительного планирования, и о подходе, который может быть использован вашей командой для достижения целей проекта.

Набросайте основные компоненты плана вашего проекта

Сядьте с ручкой и бумагой (или доской) и набросайте, как проект должен работать на высоком уровне. Убедитесь, что у вас есть календарь рядом, чтобы проверить даты.

Если вы не знаете, с чего начать, начните с того, кто, что, когда и как в проекте. Любой солидный план проекта должен отвечать на следующие вопросы:

• Каковы основные результаты?
• Как мы доберемся до этих результатов и в срок?
• Кто входит в команду проекта и какую роль они будут играть в этих результатах?
• Когда команда достигнет вех?
• Когда другие члены команды будут участвовать в доработке или предоставлении отзывов об этих результатах?

Первоначальный план может быть очень грубым и выглядеть примерно как структура разбивки работ, как отмечалось в нашей главе об оценке проекта. Убедитесь, что план вашего проекта включает следующие компоненты:

• Результаты и задачи, необходимые для их создания
• Процесс утверждения вашим клиентом
• Сроки, связанные с задачами/результатами
• Идеи о ресурсах, необходимых для задач/результатов
• Список предположений, которые вы делаете в плане
• Список абсолютных значений, связанных с бюджетом проекта и/или сроками

Учет этих элементов поможет вам избежать неожиданностей или, по крайней мере, свести их к минимуму. И помните, вы делаете это как черновик, чтобы вы могли использовать его в качестве начала разговора для вашей команды. Это еще не финал!

Получите информацию от своей команды о процессе, усилиях и сроках

Вы же не хотите поставить себя или свою команду в неловкое положение, не придя к консенсусу по подходу до того, как представите его своему клиенту. Вот почему руководитель проекта не может быть единственным, кто пишет план проекта.

После того, как вы набросаете базовый план своего плана, донесите эти грубые идеи и соображения до своей команды. Это позволяет вам приглашать к обсуждению того, что может сработать, а не просто диктовать процесс. В конце концов, каждый проект должен начинаться с четкого изложения целей проекта и усилий, необходимых для их достижения.

Не забудьте получить информацию от вашей команды о том, как они могут выполнять поставленные задачи, не убивая бюджет и боевой дух команды. Как менеджер проекта, вы можете выбрать подходы Agile или Waterfall, но когда дело доходит до этого, вам нужно знать, что команда может реально выполнить план.

Вы также можете использовать это время для пересмотра плана проекта, чтобы подвергнуть сомнению собственное мышление и подтолкнуть команду к новому подходу к работе. Например, если вы работаете над планом проекта дизайна веб-сайта, могут ли дизайнеры начать создавать визуальные концепции, пока разрабатываются каркасы? Или у вас может быть два ресурса, работающих над одной и той же задачей одновременно?

Обработка идей командой и открытый диалог о подходе не только помогают составить более точный план проекта. Это заставляет всех думать о проекте с одинаковых позиций. Этот тип участия и общения укрепляет доверие и вдохновляет людей на совместную работу над достижением цели. Это может творить чудеса на благо вашей команды и проекта.

Шаг 3: Составьте подробный график проекта

На этом этапе вы должны чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы составить надежный график проекта, используя любой удобный для вас инструмент. (Кхм, TeamGantt прекрасно работает для многих довольных клиентов. )

Создайте свой план проекта

Любой хороший онлайн-инструмент планирования проекта поможет вам формализовать ваши мысли и изложить их в последовательном визуальном формате, который легко отслеживать и отслеживать. . Убедитесь, что задачи, продолжительность, вехи и даты предельно ясны, и постарайтесь, чтобы ваш план проекта был простым. Чем легче читать, тем лучше!

См. шаги по созданию плана проекта в TeamGantt

Будьте максимально гибкими, когда дело доходит до представления плана проекта. Когда дело доходит до форматирования плана проекта, не существует абсолюта, если вы и ваша команда понимаете, что входит в него.

Помните, люди по-разному усваивают информацию. Хотя вы можете быть неравнодушны к диаграмме Ганта, другие могут предпочесть просматривать задачи в виде списка, календаря или даже канбан-доски. Вы можете заставить все эти варианты работать, если предпримете шаги для создания надежного плана.

TeamGantt позволяет быстро и легко создавать и корректировать план проекта с помощью простой функции перетаскивания. Кроме того, он поставляется с настраиваемыми представлениями, чтобы соответствовать стилю работы каждого члена команды. Попробуйте и создайте план проекта бесплатно!

Если ваша команда в настоящее время предпочитает электронные таблицы и еще не совсем готова использовать TeamGantt, попробуйте наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Самый простой способ построить план проекта

Вы можете создать красивый план проекта всего за 10 минут. Лучше всего то, что вы можете легко переключаться между представлениями Ганта, календаря и списка одним щелчком мыши.

Шаг 4: Представьте и подтвердите свой план

Вы почти закончили! Вы провели исследование, изложили свой подход, обсудили его с командой и составили формальный план проекта.

Теперь пришло время проявить должную осмотрительность. Легко добавить что-то в план, но вы должны убедиться, что делаете это правильно.

Обработайте ваш окончательный план вашей внутренней командой

Ваша команда должна знать реальность вашего плана в его нынешнем виде после того, как вы создали его в TeamGantt. И вы хотите быть уверены, что им удобно вдаваться в подробности. Если они этого не сделают, все быстро развалится!

Всегда проверяйте окончательный план вместе с командой, прежде чем предоставлять его заинтересованным сторонам. Почему? Потому что такие вещи, как даты и задачи — и даже задания — будут меняться по мере того, как вы формализуете грубый набросок своего плана.

Вот несколько моментов, которые вы захотите обсудить со своей командой при совместном рассмотрении окончательного плана:

• Время пересмотра
• Время командной работы
• Взаимозависимости
• Свободное время, встречи и контрольные точки
• Финал крайний срок
• Любые сделанные вами предположения
• Значительные изменения с момента вашего последнего разговора

Нет ничего более неловкого, чем представить план с ошибкой или обещанием, которое вы не можете сдержать. Если вы потратите несколько минут на то, чтобы получить одобрение от своей команды, все будут уверены в вашем плане.

Просмотрите свой план проекта с заинтересованными сторонами

После того, как вы подтвердите план с вашей командой и получите их полное одобрение, вы готовы поделиться своим планом проекта с заинтересованными сторонами.

При представлении плана проекта обязательно предоставьте краткое изложение. Это может быть краткое описание проекта или устав проекта. Краткий обзор общей методологии, ресурсов, предположений, сроков и соответствующих сроков проверки поможет вам понять, что план означает для проекта и всех участников.

Планы проекта могут быть сложными, поэтому запланируйте время, чтобы представить план проекта вашим заинтересованным сторонам на высоком уровне. Вот некоторые моменты, на которые вы хотели бы обратить внимание в ходе этого обзора:

• Общий процесс и темп
• Основные результаты и сроки
• Время, необходимое для рассмотрения результатов
• Общее время для групп задач или этапов
• Насколько вы далеки от крайнего срока
• Место для маневра в финале крайний срок

Если заинтересованное лицо интересуется ежедневными деталями, не стесняйтесь пройтись по плану построчно. В противном случае начните с объяснения общих разделов или этапов и обязательно возвращайтесь к своему плану через определенные промежутки времени в течение всего проекта, чтобы напомнить им о задачах, следующих шагах и общем прогрессе.

Шаг 5: Выполняйте свой план и корректируйте его по мере необходимости

Некоторые проекты выполняются гладко и легко, а другие представляют собой полный кошмар, который будит вас в 3 часа ночи каждую вторую ночь. К счастью, наличие четкого плана проекта — ваша лучшая защита от хаоса в проекте, когда работа уже началась.

Работайте по плану

Помните, что планы проектов — это живые документы. Проекты постоянно меняются, и кто-то должен следить за этими изменениями и документировать их. Не забудьте:

• Регулярно обновляйте свой план по мере продвижения работы и изменений
• Сообщайте об изменениях вашей команде, партнерам и заинтересованным сторонам
• Отслеживайте и сообщайте о рисках по мере развития вашего проекта

Узнайте, как управлять запросами на изменения, как профессионал.

Как создать план проекта в TeamGantt

Готовы спланировать свой проект в TeamGantt? Следуйте этим простым шагам, чтобы составить хорошо структурированный план, включающий элементы, необходимые для успеха проекта.

1. Введите основные сведения о проекте.

Чтобы создать новый план проекта в TeamGantt, нажмите кнопку New Project в правом верхнем углу экрана My Projects . Затем введите название проекта и дату начала, а также выберите дни недели, которые вы хотите включить в свой план. Нажмите Create New Project , чтобы перейти к следующему шагу.

2. Перечислите задачи и этапы проекта.

Теперь начинается настоящее веселье! Введите все различные задачи, которые потребуются для выполнения работы. Если есть какие-либо ключевые встречи, сроки доставки или утверждения, добавьте их в качестве вех в свой план проекта.

3. Организуйте задачи в подгруппы.

Пролистывание одного длинного списка задач может утомить даже лучших из нас. Разбейте задачи на этапы или разделы, чтобы план проекта был легко читаемым и понятным.

4. Добавьте длительность задач и контрольные даты на временную шкалу проекта.

Наглядный план проекта позволяет легко увидеть, что нужно сделать и к какому сроку. Убедитесь, что у каждой задачи есть дата начала и окончания, чтобы ничего не пропустить. Функция перетаскивания TeamGantt делает этот этап планирования быстрым и легким.

5. Соедините связанные задачи с зависимостями.

Добавление зависимостей между задачами обеспечивает выполнение работы в правильном порядке, а также помогает спланировать риски задержки. Если ваш план меняется и вам нужно перемещать задачи, зависимости ускоряют процесс.

6. Назначьте ответственных членов команды для выполнения задач.

Таким образом, не будет путаницы в том, кто чем занимается, и ваша команда сможет обновлять и управлять своими повседневными задачами. Не забывайте проверять доступность команды по пути, чтобы не перегружать кого-либо слишком большим количеством работы.

7. Используйте диаграмму RACI для более четкого определения ролей задач.

Эта функция продвигает подотчетность еще на один шаг вперед, позволяя назначать более конкретные роли для каждой задачи: Ответственный , Подотчетный , Консультант и Информированный . Узнайте, как работают диаграммы RACI и что означает каждая роль.

8. Добавьте почасовые оценки и/или баллы для каждой задачи.

Это позволяет с первого взгляда увидеть подъем каждой задачи. Включение почасовых оценок в план проекта также позволяет более точно управлять рабочими нагрузками и отслеживать излишки.

9. Цветовая маркировка задач для лучшей сканируемости.

Вы можете использовать цвета для классификации задач по фазам проекта, приоритету, отделу или члену команды — все, что имеет смысл для вас и вашей команды.

10. Добавляйте примечания для уточнения задач или уточнения важных деталей.

Информации не бывает слишком много, если она означает, что у вашей команды есть все необходимое для качественного выполнения работы в срок. Используйте раздел Примечания на вкладке Обсуждение , чтобы ввести любую информацию, которая может оказаться полезной для вашей команды.

11. Загрузить важные документы в проект.

Это обеспечивает доступ к файлам проекта для всех в централизованном хабе. Вы можете прикрепить свой документ по объему работ, требования к проекту, матрицу оценки рисков или даже творческий бриф, чтобы направить свою команду к успешному завершению.

Примеры простого плана проекта

Если вы впервые планируете проект или беретесь за проект совершенно нового типа, вам может быть трудно реализовать свой план. Итак, давайте взглянем на пару примеров планов управления проектами, которые вы можете использовать, чтобы генерировать идеи для собственного планирования.

Пример плана строительства дома

Строительство дома требует координации бригад и материалов помимо задач и сроков. Вот почему планирование особенно важно в управлении строительными проектами.

В приведенном ниже видео показан пример плана управления проектом с использованием нашего бесплатного шаблона графика строительства. Это простое место для начала, если вы строите дом и вам нужно быстро составить план проекта.

Посмотрите наш учебник по шаблону плана строительства.

Пример плана проекта Agile

Вы можете подумать, что диаграммы Ганта и проекты Agile несовместимы. Но гибридный подход позволяет планировать и отслеживать Agile-спринты на традиционной временной шкале, сохраняя при этом гибкий рабочий процесс.

В этом образце плана проекта Agile мы построили каждый спринт как отдельную группу задач с контрольными точками для планирования и развертывания спринта.

Бонус? Ваша команда может использовать доски канбан в TeamGantt для управления своим повседневным рабочим процессом.

Бесплатные шаблоны планирования проекта

Хотите сэкономить время при создании следующего плана проекта? Мы создали целую библиотеку шаблонов проектов, которые вы можете использовать, чтобы ускорить процесс планирования!

Ознакомьтесь с этими бесплатными шаблонами планов проектов:

• Шаблоны маркетинговых планов
• Шаблоны планов дизайнерских и креативных проектов
• Шаблоны планирования мероприятий и управления ими
• Шаблоны планирования проектов разработки программного обеспечения
• Шаблоны планов строительства

Спланируйте свой следующий проект за считанные минуты

Узнайте, насколько простым может быть планирование проектов с TeamGantt. Создайте свою первую диаграмму Ганта бесплатно!

Как написать эффективный план проекта за 6 простых шагов

Проекты — сложный бизнес; в этом процессе задействовано много логистики, элементов и движущихся частей. Итак, если вы хотите, чтобы ваш проект успешно продвигался вперед, вам нужно настроить себя на этот успех, а это означает написание плана проекта.

«План проекта — это план действий, описывающий, как… [для] достижения целей проекта», — говорит Джами Яздани, сертифицированный специалист по управлению проектами (PMP), коуч и консультант по управлению проектами, а также основатель Yazdani Consulting and Facilitation. Планы проекта похожи на карту; они четко описывают, как добраться от того, где вы находитесь сейчас (начало проекта), к тому, чего вы хотите достичь (успешное завершение проекта), а написание плана проекта является абсолютной необходимостью для любого нового сложного проекта, который у вас есть. в трубопроводе.

Но как именно вы это делаете? Давайте взглянем на тонкости написания плана проекта — всего за шесть простых шагов:

Обо всем по порядку. Прежде чем приступить к написанию плана проекта, полезно выяснить, почему планы проекта так важны для начала.

Основная причина, по которой планы проекта являются обязательными, заключается в том, что они позволяют вам визуализировать весь проект от начала до конца и разработать четкую стратегию перехода из точки А в точку Б.

«Планы проекта помогают нам разработать стратегию на пути к успеху проекта, позволяя нам учитывать факторы, которые повлияют на наш проект, от заинтересованных сторон до бюджета, чтобы запланировать задержки, и спланировать, как максимизировать или смягчить эти факторы», — говорит Яздани.

Планы проекта также помогают привлечь всех к одной и той же странице, устанавливая четкие ожидания относительно того, что должно быть выполнено, когда и кем. «Планы проекта создают основу для измерения прогресса и успеха проекта», — говорит Яздани. «Планы проекта задают четкие ожидания для… заинтересованных сторон, точно определяя, что… будет [достигнуто] и когда это будет реализовано».

Хорошо написанный план проекта также может помочь прояснить, как вклад каждого отдельного члена команды влияет на более широкий масштаб проекта, что может помочь создать заинтересованность и стимулировать участие, что имеет решающее значение для успеха проекта.

«Планы проекта дают… командам цель и направление», — говорит Яздани. «Прозрачные планы проекта показывают членам команды, как их индивидуальные задачи и обязанности способствуют общему успеху проекта, поощряя участие и сотрудничество».

Очевидно, что планы проекта являются обязательным элементом любого успешного проекта. Но каковы шаги для его написания?

Первым шагом к написанию плана проекта является определение того, чем именно является ваш проект, включая цель, параметры и задачи проекта. «Четко определите объем или общую цель вашего проекта», — говорит Яздани. «Подтвердите любые параметры или ограничения проекта, такие как бюджет, доступность ресурсов и сроки», — говорит Яздани.

Очень важно найти время для определения масштаба вашего проекта; это поможет убедиться, что остальная часть вашего плана проекта двигает ваш проект в нужном вам направлении. Но не менее важным, чем определение масштаба и цели вашего проекта, является определение того, какие показатели вы собираетесь использовать, чтобы убедиться, что вы на правильном пути по мере продвижения проекта.

«Установите, как вы будете измерять успех, — говорит Яздани. «Есть ли показатели, критерии эффективности или стандарты качества, которым вы должны соответствовать?»

Четкое определение того, что представляет собой ваш проект, его общая цель и то, как вы собираетесь измерять успех, закладывает основу для остальной части вашего плана проекта, поэтому убедитесь, что вы нашли время, чтобы определить каждый из этих элементов с самого начала. -идти.

2. Определите ключевые заинтересованные стороны 

После того, как вы определили объем проекта, цель и показатели, пришло время выяснить, кто вам нужен для реализации проекта, или, другими словами, определить ключевую роль. заинтересованные стороны проекта.

«Перечислите отдельных лиц или группы, которые будут затронуты проектом», — говорит Яздани.

В дополнение к определению , кто должен быть вовлечен в проект, вы также захотите подумать о , как они должны быть вовлечены — и на каком уровне. Например, предположим, что вы управляете многофункциональным проектом по запуску новой маркетинговой кампании, в которой участвуют члены вашей команды из отделов маркетинга, дизайна и продаж.

При определении ключевых заинтересованных сторон вы можете создать различные списки в зависимости от ответственности или уровня участия в проекте, например, лиц, принимающих решения (которые должны будут вносить свой вклад на каждом этапе проекта), менеджеров (которые будут надзор за сотрудниками в своем отделе) и творческие таланты (которые фактически будут создавать результаты для кампании) из каждого отдела.

Четкое понимание того, кто должен быть вовлечен в проект, и как они будут вовлечены, поможет направить остальную часть процесса написания плана проекта (особенно когда речь идет о создании и назначении задач).

Как уже упоминалось, определение цели вашего проекта — это первый шаг в написании плана проекта. Но определение цели проекта более концептуально; чтобы убедиться, что ваш проект достигает своей цели (и что вы достигаете того, что намеревались достичь), вы должны сделать еще один шаг — и перейти от концептуального к осязаемому.

Или, другими словами, вам нужно описать все результаты вашего проекта — реальные, осязаемые результаты, которые ваш проект должен дать, чтобы считаться успешным.

«Что вы будете создавать, строить, проектировать, производить, выполнять или доставлять?» — говорит Яздани. «Четко обозначьте конкретные и ощутимые результаты или результаты вашего проекта».

Определение конкретных элементов, которые должны быть реализованы в вашем проекте, поможет вам перепроектировать то, что должно произойти, чтобы воплотить эти элементы в жизнь — что необходимо, прежде чем переходить к следующему шагу.

После того, как вы четко определили результаты своего проекта, вы можете детализировать эти результаты до практических задач — задач, которые вы затем можете назначить своей команде.

«Пусть ваши результаты определяют работу проекта», — говорит Яздани. «Разбивайте каждый результат на все более мелкие компоненты, пока не дойдете до реальной задачи».

После того, как вы разбили все свои результаты на управляемые, назначаемые задачи, также важно обратить внимание на то, как каждая из этих задач взаимодействует друг с другом; таким образом, вы можете планировать, назначать и добавлять сроки соответственно.

«Выделите любые зависимости между задачами, например задачи, которые нельзя запустить, пока не будет завершена другая задача», — говорит Яздани. «Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения этих задач».

После того, как вы записали все свои задачи, пришло время назначить их вашей команде вместе с крайними сроками выполнения каждой задачи.

Хотя вы хотите, чтобы ваш проект продвигался вперед в стабильном темпе, вы также хотите убедиться, что ваши задачи и сроки поддерживают мотивацию и вовлеченность ваших команд. Поэтому при написании плана проекта обязательно «установите реалистичные и достижимые сроки выполнения задач и результатов», — говорит Яздани. «Выделяйте даты, которые нельзя изменить, и учитывайте зависимости задач. Добавляйте вехи или контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс и отмечать успехи».

Как только вы наметите все свои задачи и сроки, у вас должна быть четкая картина того, как и когда ваш проект будет собран воедино, и первоначальный процесс написания практически завершен.

Но это не значит, что ваш план проекта завершен! Есть еще один ключевой шаг в этом процессе.

Хотя шаги с 1 по 5 могут составлять ваш первоначальный процесс написания, если вы хотите, чтобы ваш план проекта был настолько сильным и полным, насколько это возможно, важно поделиться им со своей командой и узнать, как, по их мнению, его можно улучшить.

«Поделитесь планом с проектной группой и ключевыми заинтересованными сторонами, собирая отзывы для внесения корректировок и улучшений», — говорит Яздани.

После того, как вы соберете отзывы своей команды и внесете все необходимые коррективы на основе этих отзывов, вы можете считать свой план проекта написанным (ура!).

Но по мере продвижения вашего проекта все может меняться или развиваться, поэтому важно сохранять гибкость и вносить изменения и корректировки по мере необходимости.

«Будьте готовы обновлять свой план по мере сбора дополнительной информации, сталкиваясь с изменяющимися требованиями и задержками, а также извлекая уроки из отзывов и ошибок», — говорит Яздани. «Используя план проекта для управления своей деятельностью и измерения прогресса, вы сможете уточнять и улучшать свой план по мере продвижения по проекту, корректируя задачи и сроки по мере разработки результатов».

Нужно больше вдохновения? Вот несколько советов, которые помогут сделать ваши планы проектов максимально надежными и эффективными:

Написание плана проекта требует времени и усилий. Но нет необходимости изобретать велосипед для каждого нового проекта! Вместо этого посмотрите на другие успешные планы проектов для вдохновения и используйте их в качестве руководства при написании плана на 9 лет.0068 ваш проект .

«Просмотрите шаблоны и планы для аналогичных проектов или для других проектов в вашей организации или отрасли, чтобы получить идеи для структурирования и составления вашего собственного плана», — говорит Яздани.

Возможно, вы возглавите проект. Но это не означает, что вы должны или даже должны писать план проекта в одиночку.

«Сотрудничайте со своей проектной группой и ключевыми заинтересованными сторонами в разработке плана проекта», — говорит Яздани. «Вклад в план проекта поддерживает заинтересованность в достижении целей проекта и поощряет постоянное участие на протяжении всего проекта».

У вас может возникнуть соблазн написать (и переписать) план вашего проекта, пока вы не доведете до совершенства каждую деталь. Но тратить слишком много времени на то, чтобы сделать все «идеальным», на самом деле может задержать проект. Так что не позволяйте идеальному стать врагом хорошего — и вместо того, чтобы зацикливаться на том, чтобы все было идеально с самого начала, оставайтесь готовыми и гибкими, чтобы корректировать свой план проекта по мере продвижения вперед.

«Сосредоточьтесь на результатах, а не на совершенствовании плана», — говорит Яздани. «Хотя было бы здорово, если бы первый набросок нашего плана не требовал никаких изменений, а также вдохновлял нашу команду и обеспечивал успех проекта, нашей целью не должен быть идеальный план. Наша цель — это план, который позволяет нам успешно достигать целей проекта. Реагирование на меняющиеся потребности и изменяющуюся среду важнее совершенства плана».