Как сделать проект план: Пошаговое Планирование Работы Над Проектом

План проекта — как составить, этапы и примеры

Планирование проекта – это непрерывный, уточняемый на протяжении всего жизненного цикла процесс, в ходе которого определяется лучший способ достижения поставленных целей и задач с учётом текущей и меняющейся ситуации. Грамотный план проекта, учитывающий специфику продукта, особенности и тенденции рынка, предпочтения потребителей, риски и другие факторы, позволяет избежать неэффективных трат ещё на стадии замысла и разработки. Такое планирование не всегда обеспечивает положительные результаты, но даже отрицательные выводы приносят большую пользу.

Содержание статьи

• Составление плана проекта
• Планирование предметной области
• Планирование проектного времени
• Структурная декомпозиция работ (СДР)
  • Продолжительность работ
  • Трудовые ресурсы проекта
• Стоимость проекта
• Планирование рисков
• Как отслеживать выполнение
• Как обеспечить точность планирования
• Планирование рыночных данных

Первая задача написания плана реализации проекта – дать непосредственный толчок к запуску проектного процесса. План проекта должен убедить принимающих решения лиц в том, что замысел рентабелен, что его реализация будет соответствовать ожиданиям, срокам, бюджету и т. д. Если разработка будет неубедительна ещё на уровне плана, проект может не выйти за пределы начального этапа. И наоборот – успешный план сразу формирует репутацию руководителя проекта и даёт прочные основания для запуска реализации процесса.

Составление плана проекта

Составление плана проекта происходит по стандартной общей схеме, но содержание документа всегда уникально, поскольку уникально сочетание характеристик продукта и условий его внедрения. План исполнения проекта включает руководство к действию для всей проектной группы и даёт указание:

• по объёму работ,
• по приоритету,
• по выбору методик управления,
• по нормам качества,
• по форме поддержания связи с заинтересованными лицами,
• по критериям измерения производительности и др.

Чек-лист по основным категориям позволяет, как составить план, в котором составляющие согласованы между собой, так и не пропустить значимых параметров проектного управления. Грамотный план будет состоять из следующих разделов.

1. Предыстория проекта.
2. Задачи и цели.
3. Масштаб.
4. Границы (ограничения).
5. Предположения (допущения).
6. Влияния и зависимости.
7. Риски и проблемы.
8. Стратегии и методики.
9. Средства и способы контроля времени, ресурсов, качества, масштаба.
10. Коммуникации.
11. График поставок.
12. Производительность и её измерение.
13. Реализация выгод.

Стандартизированная схема упрощает движение по документу, который при реализации крупных замыслов может занимать сотни листов. Упростить процесс работы с планом позволяет и логический, согласованный, структурированный порядок расположения этапов планирования проекта.

Отсутствие должной детализации приводит к ошибкам, но и избыток деталей с многочисленными повторениями мешает пониманию содержания проекта. Поэтому план защиты проекта обычно тестируется на слушателях, не имеющих предварительных знаний о проекте, с привлечением представителей широкой аудитории. Добавленная в план проекта предыстория поможет вписать программу реализации в общий контекст, а глоссарий, расшифровка аббревиатур и технических сокращений позволит легко разобраться в сути проекта любому человеку без привлечения сторонних информационных источников.

Планирование предметной области

Предметной областью здесь называется совокупность продукции и услуг, которые должны производиться в результате завершения проекта. Планирование проекта в части предметной области включает следующие процедуры:

• Анализ состояния на текущий момент.
• Уточнение базовых характеристик проекта.
• Подтверждение критериев успеха и проблем проекта.
• Анализ допущений и ограничений, которые были приняты на первоначальной стадии проекта.
• Определение критериев результатов проекта на промежуточном и финальном этапах.
• Выстраивание структурной декомпозиции данной области.

В процессе проектной жизни элементы, из которых составляется данная область, могут претерпевать изменения. Цели работы и характеристики могут уточняться как при достижении промежуточных результатов, так ещё и на стадии разработки проекта.

Планирование проектного времени

Основные понятия этого параметра: сроки выполнения, продолжительность работ, ключевые даты и др. Согласованная работа участников организовывается на основе календарных планов – проектно-технических документов, которые определяют перечень работ проекта, взаимосвязь между ними, последовательность, сроки, исполнителей и ресурсы. Во время работы над проектом на весь жизненный цикл составляется расписание работ для этапов и уровней управления.

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР – графическое отображение иерархии проектных работ – первый этап календарного планирования проекта. По сути, СДР – это разделение проекта на такие части, которые нужны и достаточны для планирования и эффективного контроля.

Составление иерархической структуры предполагает соблюдения следующих правил:

1. Исполнение работ верхнего уровня достигается путём исполнения работ нижнего уровня.
2. Родительский процесс может иметь несколько дочерних работ, выполнение которых автоматически завершает родительский процесс. Но для дочерней работы существует только одна родительская.
3. Декомпозиция родительского процесса на дочерние работы производится по единому критерию: либо по привлекаемым ресурсам, либо по видам деятельности, либо по этапам жизненного цикла и др.
4. На каждом уровне должны быть собраны равнозначные дочерние работы. Критериями для выявления их однородности могут, например, выступать объём и время выполненных работ.
5. При построении структуры в целом нужно применять разные критерии декомпозиции на разных иерархических уровнях.
6. Последовательность для критериев декомпозиции выбирается так, чтобы максимально большая часть взаимодействий и зависимостей между работами оказалась на нижних уровнях иерархической структуры. Работы высших уровней – автономны.
7. Декомпозиция работ считается завершённой, если работы нижнего уровня понятны менеджеру и участникам проекта, ясны способы достижения конечного результата и его показатели, однозначно распределена ответственность за выполнение работ.

На основе СДР создаётся список работ проекта. А далее определяется последовательность их выполнения, взаимосвязи с помощью организационно-технологических моделей и продолжительность работ.

Продолжительность работ

Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на основе расчётных методов планирования проектов. К таким методам относится, например, метод событийного анализа PERT, применяемый при неопределённости в оценке продолжительности операций. Существуют, однако, различные способы управления проектным временем.

PERT

Метод рассматривается как средневзвешенная трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и пессимистичного. После установления продолжительности по каждому прогнозу (с применением формулы и/или с привлечением экспертов) рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а величины складываются.

Сетевая диаграмма

Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика, вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками.

Диаграммы Ганта

Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и последовательность работ.

Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы. Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение продолжительности проекта без потери качества его составляющих.

Трудовые ресурсы проекта

В этой части планирования сначала определяется объём доступных ресурсов. Это делается путём составления перечня исполнителей, доступности и возможности их участия в проекте.

Затем на каждую работу проекта назначаются исполнители с определением зоны их ответственности. Нередко в календарном плане на уровне распределения трудовых ресурсов возникают противоречия. Тогда производится анализ противоречий и их устранение.

Все эти взаимоотношения рекомендуется отражать в сводном документе, поскольку проговорённая, но незадокументированная информация часто исполнителями не воспринимается как однозначная.

Стоимость проекта

В планировании стоимости проекта можно выделить несколько этапов:

1. На первом этапе определяется стоимость использования ресурсов, каждой проектной работы и проекта в целом. Стоимостью проекта здесь становится совокупность стоимостей ресурсов и выполнения работ. В число учитываемых факторов входят стоимости оборудования (в том числе, – взятого в аренду), труд штатных сотрудников и нанятых по контракту, материалы, перевозки, семинары, конференции, стоимость обучения и др.
2. Второй этап предполагает составление, согласование и утверждение сметы проекта. Смета проекта здесь – это документ, в котором содержится обоснование и расчёт общей стоимости проекта. Производится он, как правило, на основе величины необходимых ресурсов, объёмов работ и др.
3. Третий этап включает составление бюджета проекта, его согласование и утверждение. Бюджет вводит ограничения на ресурсы и составляется в виде:
   • столбчатых диаграмм затрат и кумулятивных затрат,
   • линейных диаграмм кумулятивных затрат, распределённых во времени,
   • круговых диаграмм расходов,
   • календарных графиков и планов,
   • матриц распределения расходов.

При этом управление бюджетными рисками рассматривается в отдельном разделе проектного планирования.

Планирование рисков

В этом разделе описываются процессы, которые связаны с определением, анализом, оценкой рисков и разработкой мер реагирования на них. Риски характеризуются 3-мя параметрами:

• рисковым событием,
• вероятностью наступления рискового события,
• размером потерь, в случае реализации фактора риска.

Простой метод планирования рисков реализовывается с соблюдением следующей последовательности действий:

1. Идентификация рисков. Для этого привлекаются не только эксперты, но и все, кто поможет обнаружить потенциальные уязвимости проекта.
2. Определение вероятности реализации риска. Измерение производится в процентах, долях, баллах и других единицах.
3. Классификация рисков на предмет значимости каждого конкретного риска для проекта и его места в иерархии. Приоритетными считаются те, которые имеют высокую вероятность и значение для проекта в целом.
4. Планирование мер по снижению вероятности наступления каждого отдельного риска с указанием ответственных за это сотрудников.
5. Планирование мер по ликвидации отрицательных последствий в случае реализации риска с назначением ответственных лиц.

План при создании проекта необходимо писать независимо от того, в каком области работает предприятие: от производственных проектов и сферы IT-технологий и до озеленения и работ по благоустройству города. Однако само проектное планирование не «подвешено в воздухе», поскольку его предваряет проектная инициация, а завершает –переход к непосредственному исполнению проекта.

Как отслеживать выполнение

Для отслеживания хода исполнения плана нужно собрать фактическую информацию о выполненных задачах. Этот процесс — первый шаг по контролированию состояния работ. Для этого налаживают обратные связи между исполнителями заданий и руководством. Процесс отслеживания происходит снизу вверх.

Менеджер определяет последовательность сбора данных и периодичность их составления. Главное при этом следить, чтобы фактические данные соответствовали действительности. В зависимости от цели проекта, руководитель назначает определенные показатели для составления отчетов.

Основная информация по итоговым результатам приводится в таблице.

Наибольшая точность достигается путем детализации выполненных заданий. Отслеживается выполнение каждой конкретной задачи, а затем всего проекта в целом.

Как обеспечить точность планирования

При планировании лучше использовать технологию WBS: Work Breakdown Structur. Суть сводится к разделению общего объема работ на мелкие задачи. Это помогает учесть все нюансы и вовремя скорректировать действия.

Эффективные тактические действия при планировании:

1. Определение исчерпывающего перечня работ и задач (SMART).
2. Распределение ресурсов на каждое задание. К этой категории относятся людские, материальные и финансовые ресурсы.
3. Построение «дерева взаимосвязи» между этапами производственного цикла. Учитывается возможность параллельного и последовательного совершения работ.
4. Прогнозирование рисков и форс-мажорных обстоятельств: непредвиденные материальные и финансовые затраты.
5. Составление сметного расчета стоимости с учетом всех факторов.

Точность планирования достигается четкостью поставленных целей перед персоналом; учетом всех событий и ситуаций, влияющих на производство; использованием современных разработок и методов прогнозирования. В современных условиях, в эпоху IT-технологий, используется метод математического программирования.

На повышение точности планирования влияет сотрудничество с заказчиком. Привлечение их к содействию при формировании планов компании.

Планирование рыночных данных

Стартовая точка для точного прогноза market data — начало проведения анализа рыночной ситуации. Изучение ситуации на рынке услуг и работ, позволяет найти оптимальный баланс между рыночными данными.

Ключевым пунктом в согласовании между спросом, предложением и ценой, выступает изучение спроса на той или иной товар, услугу. При прогнозировании спроса учитывают статистические данные прошлых периодов. Процесс планирования начинают со сбора и анализа информации по истории продукта.

Факторы, которые необходимо учитывать при планировании спроса:

1. Сезонность, жизненный цикл товара.
2. Деятельность конкурентов.
3. Тренды рынка.

При планированье предложения надо учитывать как спрос, так и производственные возможности компании, инфляционные процессы.

Цена имеет обратную зависимость от спроса. Этот факт учитывается при ее прогнозировании.

В табличной форме зависимость выглядит так:

Закон спроса также используется в математических моделях прогнозирования рыночных данных.

План творческого проекта и работы

В данном разделе мы подробно рассмотрим примерный план творческого проекта по технологии, ИЗО и музыке для учащихся школы, который поможет грамотно выполнить проектную работу и осуществить правильное оформление индивидуального или группового творческого проекта.

Также определим, что должно обязательно содержаться в каждом пункте плана творческой работы школьника для четкого разбиения текста проектной работы на разделы.

Основными пунктами плана выполнения проектной работы в школе является оформление титульного листа, содержания проекта, введения, теоретическая и технологическая части, экономическое и экологическое обоснование, оценка изделия и его реклама, заключение, литература и приложения.

Ниже мы представим план выполнения творческого проекта (работы) по технологии (труду) для 1, 2, 3, 4 класса начальной школы и 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 классов. Также данный план подходит для творческих проектов по музыке, ИЗО и другим предметам.

1. Титульный лист проекта

Образец оформления титульного листа творческого проекта (работы):

• Титульный лист творческого проекта

2. Содержание проекта

Образец оформления содержания творческого проекта (работы):

• Содержание творческого проекта

3.

Образец оформления введения творческого проекта (работы):

• Введение творческого проекта

Согласно плана творческого проекта во Введении обосновывается актуальность выбранной темы, цель и содержание поставленных задач, формулируются планируемый результат и основные проблемы, рассматриваемые в проекте, сообщается, кому предназначен проект и в чем состоит его новизна.

Во введении также дается характеристика основных источников информации. В этой главе проекта рассматривается предполагаемая методика и техника его выполнения.

Структура Введения творческого проекта:

• Обоснование выбора темы проекта
• Цель творческого проекта
• Задачи творческого проекта

4. Историческая справка по проблеме проекта

Теоретическая историческая справка-информация об изготовляемом предмете, проблеме проекта.

5. Технологическая часть проекта

Описание технологической части творческого проекта (работы).

• Выбор идей и вариантов, их обоснование и анализ.
• Выбор материала для объекта, дизайн-анализ.
• Подбор инструментов, оборудования и организация рабочего места.
• Техника безопасности при выполнении работ.
• Конструкция изделия, эскиз (описание этапов конструирования объекта).
• Технология изготовления изделия, графические материалы.
• Инструкционно-технологическая карта

В технологической части, обычно в соответсвии с планом творческого проекта, необходимо разработать последовательность выполнения объекта. Она может включать в себя перечень этапов, технологическую карту творческого проекта, в которой описывается алгоритм операций с указанием инструментов, материалов и способов обработки.

6. Экономическое обоснование проекта, расчеты

В экономической части представляется полный расчет затрат на изготовление проектируемого изделия. Результатом экономического расчета должно быть обоснование экономичности проектируемого изделия и наличия рынка сбыта.

7. Экологическое обоснование проекта (экологическая чистота изделия)

Особое внимание в плане творческого проекта по технологии, да и по другим предметам, необходимо уделить экологической оценке проекта: обоснованию того, что изготовление и эксплуатация проектируемого изделия не повлекут за собой изменений в окружающей среде, нарушений в жизнедеятельности человека.

Экологическая оценка творческого проекта (работы) включает в себя экологическую оценку конструкции и технологии изготовления, оценку возможностей изготовления изделия из материалов — отходов производства, оценку возможности использования отходов, возникающих при выполнении проекта.

8. Новые знания и умения, полученные при выполнении проекта

9. Оценка проекта (изделия). Реклама

Образец оформления оценки и рекламы изделия:

• Оценка творческого проекта

10. Заключение проекта

Образец оформления заключения творческого проекта (работы):

• Заключение творческого проекта

В заключении творческого проекта записывают краткие выводы по результатам выполненного проекта, а также проводят оценку полноты решения поставленных задач.

В нем последовательно излагаются полученные результаты, определяется их соотношение с общей целью и конкретными задачами, сформулированными во введении, дается самооценка воспитаннику о проделанной им работы. В некоторых случаях возникает необходимость указать пути продолжения исследования темы, а также конкретные задачи, которые предстоит при этом решать.

11. Список литературы проекта

Образец оформления списка литературы творческого проекта (работы):

• Список литературы проекта

После заключения принято помещать список литературы, использованной при выполнении проекта. Каждый включенный в него источник должен иметь отражение в пояснительной записке. Все заимствования должны обязательно иметь подстрочные ссылки, откуда взяты приведенные материалы. Не следует включать в данный список работы, которые фактически не были использованы.

12. Приложения проекта

Образец оформления приложений творческого проекта (работы):

• Приложения творческого проекта

(эскизы, схемы, технологическая документация).

Вспомогательные или дополнительные материалы, которые загромождают основную часть проектной работы, помещают в приложениях. По содержанию и форме приложения очень разнообразны. Они могут представлять собой текст, таблицы, карты, графики, рисунки. Каждое приложение должно начинаться с нового листа (страницы) с указанием в правом верхнем углу слова «Приложение» и иметь тематический заголовок.

При наличии в творческом проекте или творческой работе более одного приложения они нумеруются арабскими цифрами (без знака №) и т. д. нумерация страниц, на которых даются приложения, должна быть сквозной и продолжать общую нумерацию основного текста. Связь его с приложениями осуществляется через ссылки, которые употребляются со словом «смотри» (см.), заключаемым вместе с шифром в круглые скобки.

Рекомендуем перейти к:
Титульному листу творческого проекта

Если Вы хотите разместить ссылку на эту страницу, скопируйте и установите у себя на сайте, в блоге или форуме один из следующих кодов:

Код ссылки на страницу «План творческого проекта«:
<a href=»http://tvorcheskie-proekty. ru/plan» target=»_blank»>План творческого проекта</a>

Код ссылки на форум:
[URL=http://tvorcheskie-proekty.ru/plan]План творческой работы[/URL]

Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:

Как составить план проекта за 6 шагов

Создайте план проекта, отвечающий целям вашей команды.

Планы проектов часто рассматриваются как нечто хорошее в теории, но не на практике.

Почему? Вероятно, это во многом связано с тем, как они создаются — без полезной подготовки и последующей деятельности заинтересованных сторон от них можно быстро отказаться.

Это шестиступенчатое руководство высокого уровня поможет вам составить план проекта и даст рекомендации по программному обеспечению для управления проектами, которые упростят каждый этап процесса.

Начало работы

Что такое план проекта?

Ваш план проекта — это официальный документ, в котором излагаются цели и задачи всего проекта, конкретные задачи и то, как выглядит успех.

Помимо определения цели вашего проекта, он должен включать другие материалы и результаты, относящиеся к проекту, такие как:

• Временные графики и диаграммы Ганта для ключевых этапов иметь несколько членов команды, работающих над разными или одновременными задачами (в этом случае вам также может понадобиться планировщик проектов)
• Ресурсы, необходимые для завершения проекта, такие как инструменты управления проектами, наличные деньги, фрилансеры и многое другое.

Короче говоря, ваш план проекта служит центральным узлом для определения, организации, определения приоритетов и распределения действий и ресурсов на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта.

Более чем в половине всех проектов происходит явление, называемое расползанием масштаба. Именно здесь команда в конечном итоге делает больше работы, чем планировалось изначально. Многого из этого можно избежать, если учесть неожиданные задержки или изменения обстоятельств в плане проекта. План проекта также позволяет легко определить, когда возникли проблемы, чтобы вы могли лучше подготовиться к будущим проектам.

Если вы посмотрите на цифры, относящиеся к управлению проектами, легко понять, где план управления проектами может оказать положительное влияние — 50% проектов не завершаются вовремя, а 45% проектов выходят за рамки бюджета. План проекта может помочь сократить преднамеренное перерасходование средств и поздний оборот за счет раннего выявления этих проблем. Это не оставляет места путанице и задержкам в рабочем процессе и ходе ваших проектов.

План проекта может помочь сократить перерасход средств и несвоевременное выполнение работ путем раннего выявления этих проблем.

Как создать план проекта за 6 шагов

Для плана проекта нет жестких правил. Тем не менее, мы рекомендуем вам использовать следующие шесть вопросов в качестве трамплина для его создания.

1. Стоит ли начинать с резюме?

Резюме приводится в начале плана проекта и должно обобщать ключевые моменты плана проекта . В нем следует еще раз указать цель плана проекта, выделить основные пункты плана и описать любые результаты, выводы или рекомендации по проекту.

Несмотря на то, что это начало вашего плана проекта, вы напишете его последним , , так как вы будете выделять основные моменты из остальной части вашего плана.

Он должен быть не длиннее страницы, предлагая краткий обзор:

• Цели и задачи проекта
• Выбранная вами методология/структура проекта
• Окончательные результаты и критерии приемлемости
• Основные риски и контрмеры
• Сводка основных этапов
• Обзор графика проекта и рисков, связанных с графиком
• Оценка ресурсов и затрат

Этот моментальный снимок вашего проекта позволяет ключевым заинтересованным сторонам, которые не принимают активного участия в механике проекта, легко понимать это. Для менеджеров проектов сводка служит быстрым напоминанием о ключевой цели проекта, объеме, ожиданиях и ограничениях. Поскольку треть проектов не достигают своих первоначальных целей, важно, чтобы руководители проектов регулярно пересматривали план проекта, чтобы не сбиться с пути.

2. Каков масштаб проекта?

Мало что может быть хуже, чем начинать проект только для того, чтобы он раздулся. Определяя объем проекта, вы устанавливаете границы для дат начала и окончания проекта, а также ожидания в отношении результатов и того, кто утверждает запросы — и что заслуживает одобрения — на протяжении всего проекта.

Это также включает определение потенциальных рисков, связанных с выполнением этих ожиданий, и предоставление контрмер для снижения этих рисков. Очень важно точно определить, кто несет ответственность за отслеживание этих рисков.

Этот шаг поможет вам предотвратить расползание объема или то, как требования проекта имеют тенденцию увеличиваться в течение жизненного цикла проекта. Организации жалуются, что половина всех их проектов сталкивается с расползанием объема, но только 27% организаций каждый раз прилагают усилия для создания документа определения объема.

3. Как вы будете структурировать свой проект?

Существует несколько структур, которые вы можете использовать для управления своим проектом, и это повлияет на организацию вашего рабочего процесса и на то, как создаются и распределяются результаты.

Например, если вы используете структуру водопада, вы будете планировать все заранее, последовательно прорабатывая каждый этап разработки, а специализированные владельцы задач будут выполнять свою работу в определенное время.

Помните, что создание слишком большого количества зависимостей в структуре вашего проекта может негативно сказаться на успехе, поэтому постарайтесь разработать способы автономной работы команд для своевременного достижения результатов. Также полезно учитывать, сколько утверждающих требуется для поддержания порядка, а также для предотвращения узких мест.

Прежде всего, важно установить время для обмена знаниями в команде, чтобы ваши проекты могли быть более успешными. Запишите структуры коммуникации, которые вы будете использовать для поощрения сотрудничества.

4. Какие ресурсы у вас есть?

Определите ресурсы, которые у вас есть для этого проекта:

• Команда
• Время
• Бюджет
• Технология
• Физические ресурсы

В противном случае вам нужно быть точным, когда вы будете оценивать то, что вам нужно, чтобы быть точным вы печете торт с неправильными ингредиентами. Руководить этим может менеджер ресурсов или менеджер проекта.

Например, когда в команде есть нужные высококвалифицированные люди, шансы на успех проектов повышаются на 30%. Тем не менее, треть людей не верят, что их команды обладают всеми необходимыми навыками для проекта — верный путь к провалу.

Количество членов команды также важно — если соотношение работы и доступных людей не соответствует норме, пострадают эффективность и качество. Если вы хотите эффективно распределять свои ресурсы, чтобы оправдать ожидания, вам нужно реалистично относиться к ограничениям ресурсов.

Например, это может означать корректировку сроков, если у вас не хватает персонала, или увеличение бюджета, если вам нужно больше специализированного оборудования.

5. Как выглядит ваша временная шкала?

Организации, внедряющие временные рамки в планы проектов, имеют 52% больше шансов на успех. Несмотря на это, 80% проектов не всегда устанавливают базовые графики. Наверное поэтому 43% организаций говорят, что они редко или никогда не завершают успешные проекты вовремя.

В этом смысле целесообразно добавить в план проекта раздел расписания проекта. Эта часть вашего плана должна установить ожидания относительно того, когда вы будете выполнять работу и как вы будете придерживаться графика или календаря проекта.

Расписание вашего проекта будет немного отличаться в зависимости от того, какую структуру вы выберете.

Задачи, для которых у вас есть статус «Незавершенное выполнение» (WIP), зависят от возможностей вашей команды. В этом разделе вы должны установить максимальное количество незавершенных работ, которые вы можете иметь в каждом столбце в каждый момент времени.

6. Как вы будете управлять изменениями?

Организации ставят контроль над изменениями в число трех главных задач своих проектов. Если вы не укрепите план управления изменениями, ваша команда не будет знать, что делать, когда произойдут незапланированные изменения. В плане управления динамическими изменениями будут указаны шаги, которым необходимо следовать, и лицо, к которому следует обратиться в случае возникновения непредвиденных изменений.

Ключевой частью этого является наличие инструмента управления изменениями. monday.com Work OS обладает достаточной гибкостью, чтобы помочь вам управлять всеми этапами жизненного цикла проекта — от планирования и мониторинга до отчетности и управления ресурсами. Давайте взглянем на несколько наших шаблонов, которые помогут вам начать работу — у нас их более 200!

Начало работы

5 шаблонов планирования проекта, которые помогут вам написать хороший план проекта

Шаблоны monday.com могут быть спасительными, когда дело доходит до визуализации каждого раздела вашего плана проекта, и они облегчают начало работы. Попробуйте эти 5 шаблонов плана проекта, чтобы начать процесс планирования проекта.

1. Структурируйте свой проект

Ищете шаблон общего плана проекта? Попробуйте один из наших шаблонов плана проекта.

Используя этот наглядный шаблон от monday.com, вы можете структурировать свои подпроекты по установленным периодам времени и назначать ответственных сотрудников для каждого этапа.

Расставьте приоритеты для каждого проекта и добавьте временную шкалу, чтобы показать, когда ожидаются результаты.

2. Планируйте свои ресурсы

С этим простым в использовании шаблоном от monday. com управление ресурсами становится проще простого.

Используйте эту информационную панель для организации всех ресурсов проекта — от технологических инструментов до специалистов.

Вы можете распределять ресурсы между отдельными лицами и устанавливать временные рамки, чтобы ваши сотрудники знали, за какие ресурсы они несут ответственность на каком этапе. Добавление местоположения позволяет командам легко узнать, куда передавать ресурсы при переходе от одного этапа к другому, и они могут проверить это в нашем мобильном приложении.

3. Рассчитайте бюджет проекта

Планировать бюджет намного проще, когда вы можете видеть все свои расходы в одном месте.

Вот почему этот шаблон управления стоимостью проекта от monday.com невероятно удобен.

Добавьте каждый подпроект и спланируйте предполагаемые затраты, распределив суммы по каждому отделу. Вы можете использовать этот документ для оценки необходимого бюджета и записи утвержденного бюджета проекта. Затем вы можете использовать наши информационные панели или отчеты, чтобы увидеть информацию в другом, более красочном виде.

4. Набросайте график вашего проекта

Спланируйте свои графики с помощью этого шаблона временной шкалы проекта.

Хотя эта панель управления не совсем подходит, если вы работаете с канбан-фреймворком, она идеально подходит для тех, кто работает в фреймворках Waterfall или Scrum.

Для проектов Waterfall добавьте вехи, прикрепите временную шкалу и выделите определенное количество рабочих дней для выполнения задач для каждой вехи.

Отметьте руководителя группы для каждого этапа, чтобы руководители проектов знали, за какие этапы они отвечают.

Во время выполнения проекта команды могут использовать строку состояния для отслеживания прогресса. Они также могут добавлять обновления к каждой вехе, нажимая на каждый элемент, что поощряет сотрудничество между командами.

Для проектов Scrum вы можете организовать информационную панель по спринтам, добавляя конкретные задачи по мере их решения.

5. Выясните потенциальные риски проекта

Визуализируйте все масштабы проекта и запланируйте риски в этом шаблоне реестра программных рисков.

Нет ничего лучше, чем яркая система цветового кодирования, чтобы подчеркнуть, какие предметы являются очень рискованным бизнесом. Используйте строки состояния с цветовой кодировкой, чтобы проиллюстрировать статус риска, вероятность риска и влияние риска на объем и график вашего проекта.

Вы даже можете классифицировать риски, добавить ответственного за них и предложить стратегии снижения рисков. Таким образом, другие члены команды проекта знают, что делать, если эти риски начнут перерастать в настоящие сбои.

 

Начало работы

Оптимизируйте свой план управления проектами с помощью подходящего инструмента

Планы проектов являются неотъемлемой частью успеха вашей команды.

Несмотря на то, что они ориентированы на детали и сложны, их создание и управление не должны вызывать затруднений. Используйте готовые шаблоны планирования monday.com, которые помогут вам разбить каждый раздел плана на части и отслеживать все в режиме реального времени.

Как написать план проекта

Создание плана проекта может быть трудоемким, но это не всегда так. Мы предоставляем основные шаги для того, как написать план проекта.

В этой статье вы узнаете, как написать план проекта. Вы найдете полезные советы и загружаемый стартовый набор шаблонов, так что вам не придется беспокоиться о форматировании и вы сможете сразу приступить к работе.

Что такое план проекта?

План проекта — это документ, в котором описывается, что необходимо для завершения проекта. Это может включать обзор содержания проекта, разбивку бюджета, подробный график результатов и краткое изложение потенциальных рисков и заинтересованных сторон.

План проекта содержит большую часть той же информации, что и устав проекта, но включает в себя окончательные детали и более конкретный график и бюджет. Думайте об уставе проекта  как о схеме плана вашего проекта; устав излагает ваши намерения до начала проекта. План проекта описывает процессы, необходимые для его завершения. Ваш план проекта всегда должен быть актуальным и служить источником достоверной информации о статусе проекта.

Как составить план проекта

Написание плана проекта начинается с уточнения информации о проекте. Создайте обзор и заявление о содержании, определите график результатов и определите бюджет. Включите стратегию управления рисками, план коммуникаций и любые другие документы, необходимые вашему проекту.

Планирование проекта — это, по сути, балансировка целей, графика и затрат таким образом, чтобы продемонстрировать, что вы можете контролировать объем проекта. Вы можете рассмотреть возможность использования шаблонов планирования проектов, чтобы поддерживать согласованность между проектами и использовать их с течением времени.

План проекта также включает в себя все вспомогательные документы, которые сопровождают ваших заинтересованных лиц, клиентов и команду в ходе проекта.

1. Напишите обзор проекта

Обзор представляет собой краткое введение в проект, не превышающее страницы или около того по длине. Обобщите детали высокого уровня, охватывающие цели проекта, результаты, измерения успеха и зависимости. Укажите спонсоров проекта и их названия, а также назовите проект.

Добавьте ссылки на проектные порталы или информационные панели, чтобы предоставить заинтересованным сторонам место для удобной проверки статуса и доступа к более подробным документам в плане проекта.

Загрузить шаблон заявления с обзором проекта
Microsoft Word | Adobe PDF

Используйте этот шаблон, чтобы предоставить общую сводку целей, объема, рисков, графика, бюджета и показателей успеха проекта. Добавьте ссылки на план управления рисками вашей компании, подробный бюджет и график вашего проекта. Этот шаблон полностью настраиваемый, поэтому вы можете добавлять или удалять текст, чтобы включить только необходимую информацию.

2. Определение масштаба проекта

Определение масштаба проекта важно для контроля его расползания. Определите результаты и цели проекта. Не менее важно выделить то, что входит в рамки проекта, и то, что находится за его пределами.

Масштаб проекта может меняться, но учитывайте изменения в отношении проекта в целом и обновляйте их в плане проекта после утверждения.

3. Создание расписания проекта

Расписание проекта должно быть наглядным и легко читаемым, показывая, как каждая задача способствует достижению основной цели проекта. Отметьте людей и ресурсы, необходимые для каждой задачи и подзадачи, сколько времени займет каждая из них и зависимости между ними.

В зависимости от вашей стратегии управления проектами вы можете рассмотреть возможность использования диаграмм Ганта, канбан-досок или общих календарей для создания расписания. Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что статус вашего проекта обновляется в расписании, а задачи помечаются, когда они запущены, завершены или отстают.

Оставьте в своем расписании место для блокпостов, чрезвычайных ситуаций и задач, которые могут занять больше времени. Проконсультируйтесь с вашей командой о том, сколько времени требовалось для выполнения каждой задачи в прошлом, и используйте их отзывы для составления расписания. Создавайте расписание исходя из того, сколько времени занимает работа, а не того, сколько времени вы хотите.

Загрузить шаблон расписания проекта
Microsoft Excel | Google Таблицы | Smartsheet

Используйте этот настраиваемый шаблон расписания проекта для создания визуальной карты задач и этапов проекта. Шаблон будет использовать любые даты, которые вы добавите в матрицу, для создания диаграммы Ганта. У вас также есть место для заметок по проекту.

4. Окончательное согласование бюджета проекта

Ваш план проекта должен иметь утвержденный план расходов или поэтапный бюджет, в котором перечислены все затраты по периодам времени. Обязательно распишите бюджет и держите его как можно ближе к реальности. Включите в бюджет место для непредвиденных и экстренных расходов и учтите любые дополнительные ресурсы, которые могут вам понадобиться. Планируйте обновлять его немедленно, когда возникают чрезвычайные ситуации или когда задачи стоят дороже. Важно заранее знать, какие расходы требуют одобрения руководства, и заранее составить план получения такого одобрения.

Загрузить шаблон бюджета проекта
Microsoft Excel | Таблицы Google

Используйте этот настраиваемый шаблон бюджета проекта для создания подробного постатейного бюджета проекта. Добавьте расценки на труд и материалы или фиксированную стоимость для каждой задачи в вашем проекте. Шаблон автоматически рассчитает затраты и сравнит ваш фактический бюджет с вашими оценками, поэтому легко определить, переходите ли вы.

5. Определите стратегию управления рисками

Составьте список конкретных рисков, с которыми сталкивается ваш проект, и наметьте стратегию управления ими. Если в вашей компании уже имеется общий план управления рисками, возможно, нет необходимости воспроизводить его в плане вашего проекта, если вы выделяете отдельные риски, применимые к вашему проекту. Поговорите с другими руководителями проектов и вашей командой о препятствиях, с которыми они столкнулись, и попросите совета по решению подобных проблем.

6. Напишите план коммуникации

Создайте план коммуникации, чтобы определить, как и когда вы будете делиться новостями с заинтересованными сторонами. В плане будут перечислены ключевые заинтересованные стороны вашего проекта и члены команды, а также их контактная информация и время, когда они должны получать обновления проекта. Вы можете использовать этот документ, чтобы наметить виды обновлений, которые желает получать каждое заинтересованное лицо, и наметить график запланированных встреч и отчетов.

Скачать шаблон плана коммуникации проекта
Microsoft Word | Adobe PDF | Google Docs

Загрузите этот шаблон плана коммуникации по проекту, чтобы задокументировать контактные данные ваших основных заинтересованных сторон, а также их предпочтительный стиль и частоту контактов. Введите свои коммуникационные цели и настройте план, включив в него запланированные встречи, отчеты о ходе работы и отчеты о состоянии.

Окончательный план проекта должен включать всю указанную выше информацию и любые дополнительные документы, которые могут иметь отношение к вашему конкретному проекту.

Дополнительные элементы, которые вы можете включить в план проекта, включают следующее:

• Ссылка на устав вашего проекта
• План обеспечения качества
• Структура вашей работы
• Ваша методология или структура управления проектами
• Ссылки и доступ к необходимым разрешениям и сертификатам

Представьте окончательный план своему спонсору и получите его одобрение. Если они потребуют каких-либо изменений, воспользуйтесь этой возможностью, чтобы внести их.

8. Сохраните и поделитесь своим планом

После утверждения плана проекта сохраните его в централизованном, легкодоступном месте и поделитесь им с заинтересованными сторонами проекта и своей командой. Убедитесь, что все документы расписания и бюджета регулярно обновляются, чтобы план проекта всегда точно отражал статус вашего проекта. Любые критические изменения в самом плане следует корректировать только в рамках утвержденного процесса контроля и управления изменениями.

Советы по написанию хорошего плана проекта

Написание хорошего плана проекта начинается с хорошей организации. Используйте шаблоны и программное обеспечение, чтобы ваш план всегда был актуальным и доступным.

Следуйте этим советам, чтобы составить хороший план проекта:

• Пишите четко: Не усложняйте план деталями, которые уже известны вашей аудитории, такими как существующие в вашей организации правила управления рисками или контроля изменений. Предоставляйте информацию, которую ваши читатели должны знать о конкретном проекте, а не обо всей компании.
• Используйте форматирование и будьте конкретными: Некоторые люди просматривают план, а другие тщательно изучают каждую деталь. Чтобы сделать его доступным для всех, используйте наглядные диаграммы для графиков и бюджетов, маркеры для списков и жирный шрифт для выделения важных деталей. Скиммеры получат необходимую им информацию высокого уровня, а ориентированные на детали смогут углубиться в нужную им информацию.
• Держите его в курсе: Несмотря на то, что план проекта содержит ряд документов, не позволяйте заинтересованным сторонам игнорировать или забывать его, потому что в нем больше нет актуальной информации. Используйте обновленный план проекта, чтобы сохранить поддержку и энтузиазм в предстоящей работе.
• Используйте Устав вашего проекта: Устав проекта является основой для плана вашего проекта. Подробный устав проекта включает аналогичную информацию. Создавайте спекулятивные графики и бюджеты, которые вы уже создали.
• Использование шаблонов и программного обеспечения: Использование шаблонов плана проекта для ваших документов плана проекта — отличный способ обеспечить согласованность между командами и проектами. Многие программные решения для управления проектами также предоставляют методы для создания, организации и обмена информацией о плане проекта.
• Привлеките свою команду: Обязательно поговорите со своей командой до начала проекта. Это люди, которые обеспечивают успех проекта, поэтому прислушивайтесь к их мнению и поддержке в процессе планирования. У них, вероятно, будет понимание, которого нет у вас, и они будут задавать вопросы, которые выявят важные детали. Вовлечение вашей команды в процесс планирования также укрепляет доверие, поскольку они чувствуют себя ближе к проекту и больше заинтересованы в его успехе.

Стартовый комплект плана проекта

Загрузить начальный комплект плана проекта

Мы собрали приведенные выше шаблоны, чтобы создать начальный комплект плана проекта, который упрощает написание собственного плана проекта. В этом наборе вы найдете настраиваемые шаблоны для создания обзора проекта, бюджета проекта, подробного расписания и плана коммуникаций. Вместе эти документы составляют основу надежного плана проекта и помогут вашему проекту сдвинуться с мертвой точки.